Как использовать ChatGPT, чтобы писать письма, которые вы реально хотите отправить

Первую дюжину раз, когда человек использует ChatGPT для написания письма, результат имеет одну и ту же проблему. Звучит как письмо, которое отправил бы стажёр в маркетинге. Чуть слишком дружелюбно. Чуть слишком длинно. Чуть-чуть не так — словами не назвать, но запах точно чуется.

Это лечится. Хитрость не в том, чтобы найти лучший промпт, а в том, чтобы изменить то, как вы пользуетесь моделью. Писать черновики с ИИ — это рабочий процесс, а не одноразовый запрос. Вот процесс, который работает.

Шаг 1: Пропустите вежливое "привет, можешь помочь мне написать..."

Когда садитесь набрасывать письмо с ChatGPT, не начинайте с просьбы "написать письмо". Начните с того, что вставьте свою ситуацию.

Сравните эти два начала:

Напиши мне письмо клиенту про дедлайн.

и

Я проджект-менеджер. Мой клиент — дружелюбный, но дотошный директор по маркетингу в агентстве в Таллине. Мы работаем вместе уже шесть месяцев над редизайном сайта. Мы должны были сегодня сдать главную страницу, но только что обнаружили серьёзную проблему с интеграцией аналитики, из-за которой сдача сдвигается на три дня. Клиентка через два дня уходит в отпуск. Я хочу сообщить ей сейчас, звучать спокойно и владеть ситуацией, не переизвиняться и предложить конкретный план.

Второй промпт пока даже не просил письма. Он просто разложил ситуацию. Уже одно это даёт гораздо лучший первый черновик, когда вы попросите.

Так что первая привычка: опишите ситуацию, прежде чем просить результат.

Шаг 2: Просите варианты, а не "письмо"

Самое недооценённое слово в промптинге ИИ — это "три". Три черновика, три тона, три длины. Сравнивать варианты полезнее, чем брать первое, что вышло.

Надёжное продолжение промпта выше:

Теперь набросай три версии:

>

1. Тёплая, но профессиональная, около 100 слов. 2. Прямая и короткая, до 70 слов. 3. Более подробная, с планом в виде короткого маркированного списка, около 150 слов.

>

Заверши каждую конкретным следующим шагом. Не начинай ни одну с "Надеюсь, у вас всё хорошо".

На что обратить внимание. Лимит длины делает реальную работу — без него вы получите что-то вдвое длиннее, чем нужно. "Никаких надеюсь, у вас всё хорошо" тоже делает реальную работу — каждый ИИ по умолчанию начинает с этой фразы. Ограничение "маркированный список" формирует структуру, не заставляя вас её прописывать.

После того как прочитаете три черновика, у вас почти всегда появится чёткое предпочтение, и вы почти всегда точно поймёте, какие два предложения отредактировать.

Шаг 3: Покритикуйте то, что пришло

Теперь ответьте модели. Не пишите новый промпт — отвечайте в том же разговоре, что не так.

Версия 2 ближе всего. Подтяни первое предложение, убери строчку "благодарим за терпение" и заверши одним предложением вместо двух. Остальное оставь как есть.

Модель отредактирует черновик, который у вас обоих перед глазами. Это быстрее и даёт лучшие результаты, чем перепромпт с нуля, потому что у модели уже есть весь контекст.

Вы можете быть резче, чем были бы с коллегой. У модели нет чувств, вы её не обижаете. "Звучит как робот. Сделай, чтобы звучало как обычный человек." "Убери извинения — я ни в чём не виноват." "Менее формально. Мы шесть месяцев на ты."

Полезный вопрос модели после критики: "в каком тоне это услышит средний читатель?" Ответ скажет вам, попадёт ли черновик так, как вы хотите.

Шаг 4: Сотрите запах ИИ

Есть пять признаков, которые выдают письмо, написанное ИИ. Если в вашем черновике они есть, замените их:

• "Надеюсь, это письмо застанет вас в добром здравии." Так никто не говорит. Начните сразу с сути.
• "Я хотел связаться по поводу..." Вырезать. Просто скажите то, что хотели сказать.
• "Благодарим за терпение и понимание." Пустота. Замените на что-то конкретное или удалите.
• "Пожалуйста, дайте знать, если у вас есть вопросы." Всегда правда, никогда не полезно. Заканчивайте конкретным следующим шагом.
• Тире повсюду, идеально сбалансированные предложения, подозрительно ровные по длине абзацы. Текст, написанный ИИ, часто слишком аккуратный. Варьируйте ритм.

Полезный промпт, чтобы убрать всё это за один проход:

Отредактируй так, чтобы звучало, будто написал обычный человек. Убери всё, что звучит как начало ИИ-письма. Варьируй длину предложений. Сохрани смысл и структуру.

После этого прохода письмо почти всегда проходит проверку.

Шаг 5: Сохраняйте паттерны, которые используете постоянно

Большая часть профессиональной переписки укладывается в небольшое число повторяющихся паттернов:

• Вежливый отказ
• Вежливое напоминание (первое, второе, третье)
• Извинения за пропущенный дедлайн
• Подтверждение договорённостей
• Возражение на просьбу, не обижая
• Сложный вопрос так, чтобы не звучал как допрос

После недели-двух работы с ИИ у вас появится несколько любимых формулировок для каждого. Сохраните их — как Custom GPT, Claude Project, заметку в менеджере паролей, страницу в Notion, где угодно. В следующий раз, когда тот же паттерн появится, вставьте сохранённую формулировку и начните с неё. С каждым разом цикл становится короче.

Маленький пример. Когда у вас появилось несколько "вежливых напоминаний", которые вам нравятся, сохраните инструкции модели:

Каждый раз, когда я прошу письмо-"вежливое напоминание", следуй этим правилам:

>

- Один абзац, три-четыре предложения. - Не извиняйся за то, что напоминаешь. - Упомяни, что предыдущая просьба была отправлена в конкретную дату. - Заканчивай мягким дедлайном ("Подойдёт пятница?"). - Тон: тёплый, не формальный. Соответствуй языку и регистру исходного треда.

Теперь любой раз, когда вы говорите "вежливое напоминание, вот тред", модель знает, что вы имеете в виду, и выдаёт пригодный результат с первого раза.

Несколько ситуаций, где ИИ помогает больше всего

Несколько типов писем, где ИИ экономит больше всего времени:

Тяжёлые разговоры. Сообщения об увольнении, разрыв контракта, просьба о повышении, жалоба без сжигания мостов, отказ бывшему другу. Сложная часть здесь не в словах, а в том, чтобы преодолеть инерцию. Когда у вас есть три черновика, можно отредактировать и отправить за пять минут.

Языки, на которых вы пишете реже. Если вы живёте в Эстонии и вам нужно писать клиентам бегло на эстонском, немецком или английском в зависимости от адресата, ИИ быстрее вас и обычно прав. Всегда читайте внимательно — ошибки в языке случаются — но время, сэкономленное на первом черновике, огромно.

Треды, которые вы постоянно начинаете заново. Всё, что вы писали четыре раза и каждый раз удаляли. Вставьте то, что у вас есть, и спросите: "что мешает этому попасть в цель — что написала бы более уверенная версия меня?" Иногда разблокировка приходит просто от переформулировки.

Длинные технические объяснения нетехническим людям. На составление честной и доступной версии уходит время. ИИ хорошо сжимает под аудиторию, когда вы говорите ему, кто эта аудитория.

Для чего не стоит использовать ИИ

Действительно тёплые, личные записки людям, которых вы хорошо знаете. Ощущение, что писали от руки, важнее, чем отполированность. Соболезнования и поздравления с днём рождения, написанные ИИ, всегда звучат чуть мимо, как бы хорош ни был промпт. Пишите их сами.

Всё, что потребует от вас потом смотреть человеку в глаза и иметь это в виду. ИИ — инструмент, чтобы писать быстрее, а не чтобы решать, что иметь в виду.

Весь рабочий процесс в одну строку

Опишите ситуацию, попросите три варианта, критикуйте в том же разговоре, сотрите запах ИИ, сохраните паттерн. Пять шагов, во второй раз занимают девяносто секунд. Когда это становится привычкой, бэклог писем перестаёт быть бэклогом.