ChatGPT kasutamine e-kirjade kirjutamiseks, mida sa tegelikult saata tahad

Esimesed kümmekond korda, kui keegi kasutab ChatGPT-d e-kirja kirjutamiseks, on tulemusel sama probleem. See kõlab nagu e-kiri, mille turundus praktikant saadaks. Veidi ülemäära sõbralik. Veidi liiga pikk. Veidi paigast ära viisil, mille kohta sa sõnu ei leia, aga mille lõhna kindlasti tunned.

See on parandatav. Trikk pole parema käsu leidmine – see on mudeli kasutusviisi muutmine. AI-ga mustandamine on töövoog, mitte ühekordne taotlus. Siin on töövoog, mis toimib.

Samm 1: Jäta vahele viisakas "tere, kas sa saaksid mind aidata..."

Kui sa istud maha, et ChatGPT-ga e-kirja mustandada, ära alusta sellega, et palud "kirjutada e-kiri". Alusta sellega, et kleebid sisse oma olukorra.

Võrdle neid kahte algust:

Kirjuta mulle e-kiri minu kliendile tähtaja kohta.

versus

Olen projektijuht. Minu klient on sõbralik, kuid detailidele tähelepanu pööraja turundusdirektor Tallinna agentuuris. Oleme kuus kuud koos kodulehekülje ümberehitamisega töötanud. Pidime esilehe täna üle andma, kuid avastasime just suure probleemi analüütika integratsiooniga, mis lükkab üleandmise kolm päeva edasi. Klient läheb kahe päeva pärast puhkusele. Tahan teda kohe teavitada, kõlada rahuliku ja kontrolli omavana, mitte ülemäära vabandada, ja pakkuda konkreetset plaani.

Teine käsk ei ole veel e-kirja palunud. See on lihtsalt olukorra välja laotanud. Ainuüksi see toodab palju parema esmamustandi, kui sa selle pärast palud.

Nii et esimene harjumus: kirjelda olukorda enne, kui väljundit palud.

Samm 2: Küsi variante, mitte "e-kirja"

Kõige alahinnatum sõna AI-käsundamises on "kolm". Kolm mustandit, kolm tooni, kolm pikkust. Variante võrrelda on kasulikum kui esimest saadu valida.

Usaldusväärne jätk ülaltoodud käsule:

Nüüd koosta kolm versiooni:

>

1. Soe, kuid professionaalne, umbes 100 sõna. 2. Otsekohene ja lühike, alla 70 sõna. 3. Detailsem, plaaniga lühikese täpploendina, umbes 150 sõna.

>

Lõpeta iga selge järgmise sammuga. Ära alusta ühtegi nendest sõnaga "Loodan, et sul läheb hästi."

Mitmed asjad on tähelepanu väärt. Pikkuse piir teeb päris tööd – ilma selleta saad midagi kaks korda pikemat, kui sa tahad. "Mitte loodan, et sul läheb hästi" teeb samuti päris tööd – iga AI alustab vaikimisi selle lausega. "Täpploendi" piirang kujundab struktuuri ilma, et sa peaksid seda välja kirjutama.

Pärast kolme mustandi lugemist on sul peaaegu alati selge eelistus, ja sa peaaegu alati tead täpselt, milliseid kahte lauset toimetada.

Samm 3: Kritiseeri seda, mis tagasi tuli

Nüüd vasta mudelile. Ära kirjuta uut käsku – vasta samas vestluses sellega, mis on valesti.

Versioon 2 on lähim. Pinguta avalauset, jäta ära "täname kannatlikkuse eest" rida ja lõpeta ühe lausega, mitte kahega. Ülejäänu jäta nii nagu on.

Mudel toimetab mustandi, mis on teie mõlema ees. See on kiirem ja toodab paremaid tulemusi kui nullist uue käsu kirjutamine, sest mudelil on juba kogu kontekst.

Sa võid olla otsesem, kui sa kolleegiga oleksid. Mudelil ei ole tundeid; sa teda ei solva. "See kõlab robotilikult. Tee nii, et kõlaks nagu tavaline inimene." "Lõika vabandus välja – ma ei teinud midagi valesti." "Vähem ametlikult. Oleme kuus kuud eesnimepõhiselt olnud."

Kasulik küsimus mudelile pärast kriitikat: "millises toonis keskmine lugeja seda kuuleks?" Vastus ütleb sulle, kas mustand maandub nii, nagu sa tahad.

Samm 4: Eemalda AI lõhn

On viis märki, mis reedavad AI-kirjutatud e-kirja. Kui sinu mustandil on mõni neist, asenda need:

• "Loodan, et see e-kiri leiab teid hästi." Keegi nii ei räägi. Ava päris jutuga.
• "Tahtsin pöörduda seoses…" Lõika. Lihtsalt ütle, mida tahtsid öelda.
• "Tänan teid kannatlikkuse ja mõistmise eest." Tühi. Asenda millegi konkreetsega või eemalda.
• "Andke teada, kui teil on küsimusi." Alati tõsi, mitte kunagi kasulik. Lõpeta hoopis konkreetse järgmise sammuga.
• Mõttekriipsud kõikjal, ideaalselt tasakaalustatud laused, kahtlaselt ühtlased lõikude pikkused. AI-kirjutatud tekst on tihti liiga korralik. Varieeri rütmi.

Kasulik käsk nende eemaldamiseks ühe käiguga:

Toimeta see nii, et kõlaks, nagu tavaline inimene kirjutas. Eemalda kõik, mis kõlab nagu AI-e-kirja avalause. Varieeri lausepikkusi. Säilita tähendus ja struktuur.

Pärast seda käiku jääb e-kiri peaaegu alati läbi.

Samm 5: Salvesta mustrid, mida sa korduvalt kasutad

Enamik tööalast kirjavahetust langeb väikse arvu korduvate mustrite alla:

• Viisakas keeldumine
• Viisakas meeldetuletamine (esimene, teine, kolmas kord)
• Tähtaja mittetäitmise pärast vabandamine
• Kokkulepete kinnitamine
• Taotlusele vastuvaidlemine ilma solvamata
• Raske küsimuse esitamine nii, et see ei tunduks ülekuulamisena

Pärast nädalat-paari AI-ga mustandamist on sul mõned lemmikraamistused iga jaoks. Salvesta need – Custom GPT-na, Claude Projektina, märkmena paroolihaldajas, Notioni lehel, kuskil. Järgmine kord, kui sama muster tekib, kleebi salvestatud raamistus sisse ja alusta sealt. Iga kord, kui sa seda teed, lüheneb tsükkel.

Väike näide. Kui sa oled paar "viisakas meeldetuletus" e-kirja kirjutanud, mis sulle meeldivad, salvesta mudeli juhised:

Kui ma palun "viisakat meeldetuletust", järgi neid reegleid:

>

- Üks lõik, kolm-neli lauset. - Ära vabanda jätkamise pärast. - Tunnista, et eelmine taotlus saadeti konkreetsel kuupäeval. - Lõpeta selge pehme tähtajaga ("Kas reede sobiks?"). - Toon: soe, mitte ametlik. Sobita algse lõime keele ja registri.

Nüüd iga kord, kui sa ütled "viisakas meeldetuletus, siin on lõim", teab mudel, mida sa mõtled, ja toodab esimese korraga kasutatava asja.

Mõned olukorrad, kus AI kõige rohkem aitab

Mõned e-kirja tüübid, mille puhul AI sulle kõige rohkem aega säästab:

Rasked vestlused. Koondamissõnumid, lepingu lõpetamine, palgakõrgenduse küsimine, kaebamine ilma silda põletamata, endise sõbra taotlusest keeldumine. Raske osa nendes ei ole sõnad – see on inerts. Kui sul on kolm mustandit, saad sa viie minutiga toimetada ja saata.

Keeled, milles sa harvemini kirjutad. Kui sa elad Eestis ja pead saatma kliendile vastuse soravas eesti, saksa või inglise keeles olenevalt vastuvõtjast, on AI sinust kiirem ja tavaliselt korrektne. Loe alati hoolikalt – keelevigu juhtub – aga aja võit esimese mustandi pealt on tohutu.

Lõimed, mida sa korduvalt taasalustad. Kõik, mida sa oled neli korda kirjutanud ja kustutanud. Kleebi sisse, mis sul senini on, ja küsi "mis takistab seda maandumast – mida kirjutaks siia minu enesekindlam versioon?" Mõnikord tuleb lahti saamine ainult ümbersõnastusest.

Pikad tehnilised selgitused mittetehnilistele inimestele. Aus ja arusaadav versioon võtab aega koostada. AI on hea sihtgrupile kokku surumisel, kui sa ütled talle, kes see sihtgrupp on.

Milleks AI-d mitte kasutada

Tõeliselt soojad, isiklikud märkmed inimestele, keda sa hästi tunned. Käsitsi kirjutatud tunnetus loeb rohkem kui poleeritus. AI-mustandatud kaastundeavaldused ja sünnipäevasõnumid kõlavad alati natuke valesti, ükskõik kui hea käsk on. Kirjuta need ise.

Kõik, mille jaoks sa pead hiljem inimesele silma vaatama ja olema seda päriselt mõelnud. AI on tööriist kiiremaks kirjutamiseks, mitte selleks, et otsustada, mida sa mõelda tahad.

Kogu töövoog ühel real

Kirjelda olukorda, palu kolme varianti, kritiseeri vestluses, eemalda AI lõhn, salvesta muster. Viis sammu, võtab teisel korral üheksakümmend sekundit. Kui see saab harjumuseks, lakkab e-kirja kuhi olemast kuhi.