AI kasutamine pikkade dokumentide, lepingute ja PDF-ide lugemiseks

Kui sa kasutad AI-d ainult ühe asja jaoks, siis las see olla see: pikkade dokumentide lugemine, mida sul endal pole aega lugeda. Lepingud, üürilepingud, tingimused, uurimisraportid, poliitikadokumendid, pikad e-kirjad, transkriptid, igasugused PDF-id.

See on kasutuslugu, kus AI on kõige usaldusväärsem, kõige vähem ära kasutatud ja kõige otsesemalt aega kokku hoidev. Hallutsinatsioonid on minimaalsed, sest mudel töötab tekstiga, mille sa talle andsid. Süntees on päris töö. Ja vahe kolmekümneleheküljelise dokumendi ja "kolme asja, mida sul vaja teada" vahel on enamikul tööpäevadel üks kõige suurema võimendusega liigutusi, mida saad teha.

See artikkel on kolme prompti töövoog, mis katab 90% pikkade dokumentide ülesannetest.

Kuidas dokumenti AI-le sööta

Igas suuremas AI-assistendis on faili üleslaadimise nupp — tavaliselt kirjaklamber või "+" sisestuskasti kõrval. Lohista oma PDF sisse. Skannitud dokumentide ja fotode puhul teeb mudel automaatselt OCR-i; natiivsete PDF-ide puhul tõmmatakse tekst otse välja.

Mõned praktilised märkused:

• PDF-id, mis on üle 100 lehekülje, võivad tasuta tariifidel kontekstipiirile vastu jääda. Tasulised tariifid (ChatGPT Plus, Claude Pro, Gemini Advanced) saavad pikkade dokumentidega paremini hakkama. Väga pikkade PDF-ide puhul proovi sinu tariifil seda tööriista, mis on tuntud pika konteksti poolest — hetkel on selleks tasuliste tariifide puhul tavaliselt Claude — ja jaga fail osadeks, kui ikka piiri vastu jääd.
• Skannitud PDF-id töötavad, aga väiksema või stiliseeritud teksti puhul kaotavad täpsust. Lepingu puhul, mida hakkad allkirjastama, ära toetu väiketrüki osas ainuüksi AI OCR-ile.
• Mitut faili korraga toetatakse. Saad kolm lepingut üles laadida ja võrdlust paluda.
• E-kirjade eksporti saab kasutada — salvesta Gmaili või Outlooki vestlus PDF-ina ja lae üles.

Kolme läbivaatuse töövoog

Tüüpiline viga on küsida ühe suure promptiga "tee kokkuvõte." Saad geneerilise lühitutvustuse, mis jätab kõrvale selle, mis sind huvitab. Selle asemel tee kolm lühikest läbivaatust, igaüks oma konkreetse eesmärgiga.

1. läbivaatus — esimesed muljed. Mis asi see on ja millised on selle kolm-neli peamist mõtet?

2. läbivaatus — riskid ja punased lipud. Mis siin sees võiks mulle haiget teha, mind üllatada või mulle midagi maksma minna?

3. läbivaatus — otsused ja tegevused. Mida ma päriselt pean tegema, otsustama või millest küsima?

Tee kõik kolm samas vestluses, et mudel saaks eelmise peale ehitada.

1. läbivaatus: esimesed muljed

Usaldusväärne prompt:

Laadisin just dokumendi üles. Enne süvenemist anna mulle:

>

1. Üks lause, mis kirjeldab, mis dokument see on, kes selle kirjutas ja kellele see on mõeldud. 2. Kolm kõige tähtsamat tähelepanekut sellele, kes seda loeb. 3. Struktuur — millised on peamised peatükid, järjekorras, ja mida kumbki katab? 4. Kõik, mis tundub seda tüüpi dokumendi puhul ebatavaline või ootamatu, arvestades, kes ma olen.

>

Minu kohta: olen [sinu roll, sinu olukord, miks sa seda loed].

"Minu kohta" rida teeb päris tööd. Lepinguülevaate prompt vabakutseliselt disainerilt peaks tooma teised rõhuasetused kui sama prompt ettevõtte hankejuhilt. Mudel oskab kalibreerida, kui talle ütled.

Loe vastus hoolikalt läbi. See läbivaatus vastab tavaliselt küsimusele "kas tasub aega kogu asja läbilugemiseks panna?" Umbes 60% dokumentidest, mille läbi sa muidu oleksid murdnud, saab pärast kõva 1. läbivaatust julgesti üle sirvida.

2. läbivaatus: riskid ja punased lipud

See on kõige suurema väärtusega läbivaatus lepingute, juriidiliste dokumentide, kasutustingimuste, töölepingute, üürilepingute ja kõige muu puhul, kus keegi palub sul end millelegi siduda. Jätka samas vestluses:

Loe nüüd sama asja uuesti, üks küsimus peas: mis siin sees võiks mulle haiget teha või mind hiljem üllatada?

>

Loetle prioriteedi järjekorras:

>

1. Iga klausel, mis annab teisele poolele ühepoolse õiguse — lõpetada, tingimusi muuta, hinda muuta, omandit nõuda, minult lisaasju nõuda jne. 2. Iga kohustus minu poolt, mis on lahtine või raskesti täidetav. 3. Kõik, mis räägib endale vastu või on mitmetähenduslik viisil, mis koostajale käes mängib. 4. Kõik, mis sellist tüüpi dokumendis on tavaline, aga puudub (märgatav puudumine). 5. Numbrid, kuupäevad või tingimused, mis tunduvad ebatavaliselt suured, väikesed või ranged.

>

Iga kohta tsiteeri täpset klauslit ja seleta selges keeles, miks see oluline on. Märgista [unclear]-iga kõik, milles sa pole kindel.

See on prompt, mis õigustab mudeli olemasolu. Mudel on sellise struktureeritud riskilugemise juures ebatavaliselt hea ja paljud teadustöötajad — juristid, raamatupidajad, HR, ops — käsitlevad väljundit esmase rõhuasetuste kogumina, mis hoiab neil kokku kakskümmend kuni üheksakümmend minutit dokumendi kohta.

Märkus: AI ei asenda juriidilist nõu, kui kaalul on palju. See on suurepärane esimene läbivaatus, mis korjab üles ilmsed asjad ja aitab sul aru saada, mille kohta päris juristilt küsida. See on täpselt õige raamistik.

3. läbivaatus: otsused ja tegevused

Nüüd operatiivne läbivaatus.

Selle dokumendi põhjal anna mulle:

>

1. Kolm otsust, mida pean enne vastamist või allkirjastamist tegema. 2. Kaks-kolm küsimust, mida peaksin enne sidumist teiselt poolelt selguse saamiseks küsima. 3. Kõik tegevused minu poolt koos konkreetsete tähtaegade või arvuliste piiridega (kuupäevad, summad, vastamise aknad). 4. Üks ainus muudatus selles dokumendis, mille läbirääkimiseks ma kõige rohkem tahaksin küsida, kui saaksin küsida ainult ühe.

>

Ole konkreetne ja täpne. Ei mingit "kaalu oma võimalusi" või "konsulteeri spetsialistiga" tüüpi tühisõnu — tahan teostatavaid järgmisi samme.

See viimane lause on vahe kasuliku vastuse ja CYA-vältimisvastuse vahel. Ilma selleta hädeldavad mudelid end kasutuks. Sellega saad midagi, mille järgi saad tegutseda.

Pärast 3. läbivaatust on sul kasutatav artefakt: üheleheküljeline kokkuvõte 40-leheküljelisest dokumendist, kalibreeritud sinu olukorrale, koos otsuste, küsimuste ja läbirääkimisnurgaga.

Väljaspool lepinguid: muud asjad, mis töövoog katab

Kolme läbivaatuse struktuur üldistub. Reguleeri küsimused iga läbivaatuse kohta, aga hoia kuju.

Pikad uurimisraportid. 1. läbivaatus: peamised mõtted. 2. läbivaatus: kus on andmed kõige nõrgemad, millised on välja ütlemata eeldused. 3. läbivaatus: mida see minu otsuste jaoks tähendab.

Pikad e-kirjavestlused. 1. läbivaatus: kes ütles mida, kes otsustas mida, mis on veel lahtine. 2. läbivaatus: kus keegi oma seisukohta muutis, kus erimeelsus peidus on. 3. läbivaatus: kes mida ootab, kes peab järgmisena mida tegema.

Aastaaruanded. 1. läbivaatus: kolm asja, mis aastaga muutusid. 2. läbivaatus: joonealused märkused, mis sisaldavad päris infot. 3. läbivaatus: mida see ettevõtte trajektoori kohta tähendab.

Pikad koosolekutranskriptid. 1. läbivaatus: otsused ja lahtised küsimused. 2. läbivaatus: keegi, kes ütles midagi tähelepanuväärset, mida grupp üles ei korjanud. 3. läbivaatus: tegevuspunktid isikute kaupa, koos [unclear] siltidega ebaselgete omanike jaoks.

Poliitikadokumendid ja regulatsioonid. 1. läbivaatus: kellele kehtib, mis on nõutav, mis on keelatud. 2. läbivaatus: erandid, äärejuhud, tingimused, mille puhul reeglid erinevad. 3. läbivaatus: mida pean konkreetselt tegema, et vastavuses olla.

Igas juhul teeb mudel struktureeritud lugemist, milles inimesed on viletsad, kui nad on väsinud ja surve all — mis on omakorda enamik aega, kui me loeme.

Kolm asja, mis kvaliteeti veel tõstavad

Kui töövoog on käpas, tõstavad kolm väikest täiendust väljundi kasulikust suurepäraseks.

Ütle mudelile, millisele auditooriumile kokkuvõte on mõeldud. "Kirjuta kokkuvõte nii, nagu briefiksid hõivatud juhti, kellel on viis minutit." Või "...briefiksid hoolikat juristi, kes kontrollib üle kõike, milles ta pole kindel." Erinevad raamid annavad erinevaid väljundeid.

Küsi mudeli enesekindlust. Pärast iga läbivaatust: "hinda oma kindlust igas osas skaalal 1 kuni 5 ja ütle, milliseid osi peaksin ise üle lugema, et kontrollida." See tabab kohad, kus mudel hädeldab.

Kasuta otsingurežiimi konteksti jaoks. Lepingu või regulatsiooni puhul lülita veebist otsimine sisse ja lisa 2. läbivaatusele: "Kus see dokument viitab välistele seadustele, standarditele või pretsedentidele, võta lühidalt kokku, mida need ütlevad. Märgi kõik, mis on viimase aasta jooksul muutunud." See annab sulle allikatele tugineva konteksti, mida mudelil muidu poleks.

Kokkuvõte

Kolme läbivaatusega lugemine ükskõik mis dokumendist — esimesed muljed, riskid, otsused — võtab umbes viis minutit ja on kasulikum kui kolmkümmend minutit ülesirvimist. See korjab üles asjad, mille sa muidu maha jätaksid, raamib dokumendi sinu olukorra ümber ja lõpeb tegevustega, mille järgi saad tegutseda.

Kui sul järgmine kord ees ootab pikk dokument, mida sa edasi oled lükanud, tee see üks kord ära. Aeg, mille kokku hoiad, ja asjad, mille üles korjad, muudavad selle nädala jooksul refleksiks.