AIを1つの用途にしか使わないなら、自分で読む時間がない長文資料を読ませる用途にしてください。契約書、賃貸借契約、利用規約、調査報告書、ポリシー文書、長いメール、文字起こし、あらゆる種類のPDFが対象です。
これは、AIの信頼性が最も高く、活用されておらず、時間を直接節約できる用途です。モデルは利用者が提供した文章をもとに作業するため、ハルシネーションが抑えられます。情報を統合すること自体が実際の作業です。そして、30ページの文書を「知っておくべき3点」に変えることは、たいていの勤務日において、極めて効果の大きな取り組みの1つです。
この記事では、長文資料を扱うタスクの90%に対応できる、3つのプロンプトによる業務フローを紹介します。
AIに文書を読み込ませる方法
主要なAIアシスタントには、どれにもファイルのアップロードボタンがあります。通常は入力欄の近くにあるクリップまたは「+」のアイコンです。そこへPDFを入れてください。文書の画像（スキャン、写真）の場合、モデルが自動的にOCR処理します。テキストを内包したPDFの場合は、文章が直接抽出されます。
実践上の注意点をいくつか挙げます。
- 100ページを超えるPDFは、無料プランのコンテキスト上限に達する場合があります。有料プラン（ChatGPT Plus、Claude Pro、Gemini Advanced）は長い文書をより適切に処理できます。非常に長いPDFには、契約しているプランの中で長いコンテキストに強いとされるツールを試してください。現時点では、通常、有料プランのClaudeです。それでも上限に達する場合は、ファイルを分割します。
- スキャンされたPDFも処理できますが、小さい文字や装飾的な文字では精度が落ちます。署名しようとしている契約書では、細則の確認をAIのOCRだけに頼らないでください。
- 複数ファイルを一度に扱えます。3つの契約書をアップロードして比較を依頼できます。
- メールのエクスポートにも対応します。GmailまたはOutlookのスレッドをPDFとして保存し、アップロードしてください。
3段階の業務フロー
多くの人が犯す間違いは、1つの長いプロンプトで「要約」を求めることです。すると、関心のある点を見落とした、一般的で抽象的な説明が返ってきます。代わりに、それぞれ明確な目的を持つ3つの短い段階に分けます。
第1段階 — 初見確認。 これは何であり、重要な要点は3つか4つのうちどれか？
第2段階 — リスクと警戒点。 自分に不利益を与えたり、驚かせたり、費用を発生させたりする可能性があるものは何か？
第3段階 — 意思決定と行動。 実際に何を行い、決め、質問する必要があるか？
モデルが前の内容を踏まえられるよう、3段階すべてを同じ会話で行ってください。
第1段階：初見確認
安定して使えるプロンプトです。
文書をアップロードしました。詳しく読み込む前に、次の項目を示してください。
- この文書が何で、誰が作成し、誰を対象としているかを1文で説明する。
- 読者にとって最も重要な要点を3つ挙げる。
- 構成を示す。主なセクションを順番に挙げ、それぞれが扱う内容を説明する。
- 私の立場を踏まえ、この種の文書として珍しい、または予想外に見える点を挙げる。
私について：[あなたの役割、状況、この文書を読む理由]。
「私について」の行は、実質的な役割を果たします。フリーランスのデザイナーが契約書を確認するときと、企業の調達担当者が同じ契約書を確認するときでは、強調すべき点が異なります。情報を伝えれば、モデルは状況に合わせられます。
回答を注意深く読んでください。この段階では通常、「すべてを読む時間をかける価値があるか」という問いに答えられます。確かな第1段階の確認ができれば、これまで苦労して読み通していた文書の多くは、ざっと目を通すだけで済みます。
第2段階：リスクと警戒点
契約書、法的文書、利用規約、雇用契約、賃貸借契約など、何らかの約束を求められる文書では、この段階が最も価値を発揮します。同じ会話で続けてください。
今度は、「ここに、後で私に不利益を与えたり、私を驚かせたりするものは何か」という1つの問いを念頭に、もう一度読んでください。
次の項目を優先順位順に挙げてください。
- 相手方に一方的な権利を与える条項。解除、条件変更、価格変更、所有権の主張、私への追加要求など。
- 期限が定められていない、または履行が難しい、私の義務。
- 内容が矛盾している点、または作成者に有利となる曖昧な点。
- この種の文書には通常含まれるのに欠けているもの（注目すべき欠落）。
- 異常に高い、低い、または厳しいと思われる数値、日付、条件。
それぞれについて、該当する条項を正確に引用し、なぜ重要なのかを平易な日本語で説明してください。確信がないものには[不明確]と付けてください。
これは、業務フローの中で最も価値の高いプロンプトです。モデルは、この種の構造化されたリスク確認を非常に得意としています。その出力は、自分で精読する前の一次確認として、要点をまとめたダイジェストになります。精読の代わりではありません。
注意点があります。重要性の高い問題では、AIは法律相談の代わりになりません。明白な点を拾い上げ、本物の弁護士に何を相談すべきかを知るための優れた一次確認です。これがまさに適切な位置づけです。
第3段階：意思決定と行動
続いて、実務に落とし込む段階です。
この文書に基づき、次の項目を示してください。
- 返信または署名する前に、私が下す必要のある3つの判断。
- 確約する前に、明確化するため相手方へ尋ねるべき2つか3つの質問。
- 具体的な期限または数値基準（日付、金額、回答期限）を伴う、私が取るべき行動。
- 1つしか交渉できないとしたら、この文書で最も変更を求めたい点。
具体的かつ明確に答えてください。「選択肢を検討する」「専門家に相談する」といった決まり文句ではなく、実行可能な次の手順を求めています。
最後の一文が、役に立つ回答と、責任回避に終始する役に立たない回答を分けます。これがなければ、モデルは慎重になりすぎて使いものにならない場合があります。加えれば、実際に行動へ移せる回答が得られます。
第3段階の後には、使える成果物が手元に残ります。40ページの文書を1ページにまとめ、利用者の状況に合わせて、判断事項、質問、交渉の観点を示した資料です。
契約書以外でこの業務フローを使う
3段階の構造は、ほかの用途にも応用できます。各段階の質問を調整しながら、全体の形は保ってください。
長い調査報告書。 第1段階：要点。第2段階：データが最も弱い箇所、明示されていない前提。第3段階：自分の意思決定にとって何を意味するか。
長いメールスレッド。 第1段階：誰が何を言い、誰が何を決め、何が未解決か。第2段階：誰かが立場を変えた箇所、意見の相違が隠れている箇所。第3段階：誰が何を待っており、誰が次に何をする必要があるか。
年次報告書。 第1段階：前年比で変化した3つの点。第2段階：実質的な情報を含む注記。第3段階：会社の今後の方向性について何を意味するか。
長い会議の文字起こし。 第1段階：決定事項と未解決の質問。第2段階：注目すべき発言をしたものの、グループに取り上げられなかった人。第3段階：担当者別の対応事項。担当が曖昧なものには[不明確]と付ける。
ポリシー文書と規制。 第1段階：誰が対象で、何が必須で、何が禁止されているか。第2段階：例外、特殊な事例、規則が異なる条件。第3段階：遵守するために自分が具体的に行う必要があること。
いずれの場合も、モデルは構造化された読み取りを行っています。人間が疲れ、時間に追われているときには苦手とする種類の読み方であり、実際、私たちはたいていそのような状態で文書を読んでいます。
品質をさらに高める3つの工夫
この業務フローに慣れたら、3つの小さな工夫によって、便利な出力を優れた出力へ引き上げられます。
要約の対象者をモデルに伝えます。 「5分しか時間のない多忙な経営幹部に説明するつもりで、要約を書いてください」。または、「確信のない点をすべて確認する慎重な弁護士に説明するつもりで」と伝えます。設定の違いによって、出力も変わります。
モデルに確信度を尋ねます。 各段階の後に、「各セクションの確信度を1から5で評価し、検証のために自分で読み直すべきセクションを教えてください」と尋ねます。これにより、モデルが確信を持てていない箇所を見つけられます。
文脈の把握には検索モードを使います。 契約書や規制ではウェブ検索をオンにし、第2段階に次の指示を追加します。「この文書が外部の法律、基準、判例に言及している場合、それぞれの内容を簡潔に要約してください。過去1年以内に変更されたものがあれば指摘してください」。これにより、モデルが通常は持たない、根拠のある文脈を得られます。
次に読む長文資料で試す
初見確認、リスク確認、意思決定確認という3段階で文書を読めば、約5分で済み、30分間ざっと読むより役に立ちます。見落としそうな点を拾い、利用者の状況に沿って文書を捉え、最後には実行できる行動が残ります。
次に、先延ばしにしていた長文資料に直面したら、一度試してみてください。
