Kun joku käyttää ChatGPT:tä sähköpostin kirjoittamiseen ensimmäisen tusinan kertaa, tuloksissa toistuu sama ongelma. Ne kuulostavat markkinointiharjoittelijan lähettämiltä viesteiltä: hieman liian ystävällisiltä, hieman liian pitkiltä ja jollakin vaikeasti nimettävällä mutta selvästi havaittavalla tavalla vääränlaisilta.
Ongelman voi korjata. Ratkaisu ei ole paremman kehotteen löytäminen, vaan mallin käyttötavan muuttaminen. Tekoälyn kanssa luonnostelu on työnkulku, ei kertaluonteinen pyyntö. Seuraava työnkulku toimii.
Vaihe 1: Jätä kohtelias “hei, auttaisitko minua kirjoittamaan…” väliin
Kun alat laatia sähköpostia ChatGPT:n avulla, älä pyydä sitä heti “kirjoittamaan sähköpostia”. Aloita kuvailemalla tilanteesi.
Vertaa näitä kahta aloitusta:
Kirjoita asiakkaalleni sähköposti määräajasta.
ja
Olen projektipäällikkö. Asiakkaani on ystävällinen mutta yksityiskohtiin keskittyvä markkinointijohtaja tallinnalaisessa toimistossa. Olemme uudistaneet hänen kanssaan verkkosivustoa kuuden kuukauden ajan. Etusivu piti toimittaa tänään, mutta löysimme juuri analytiikkaintegraatiosta vakavan ongelman, joka siirtää toimitusta kolmella päivällä. Asiakas lähtee lomalle kahden päivän kuluttua. Haluan kertoa asiasta hänelle nyt, kuulostaa rauhalliselta ja tilanteen hallitsevalta, välttää liiallista anteeksipyytelyä sekä ehdottaa konkreettista suunnitelmaa.
Toisessa kehotteessa ei ole vielä pyydetty sähköpostia. Siinä on vain kuvattu tilanne. Jo tämä tuottaa paljon paremman ensimmäisen luonnoksen, kun lopulta pyydät mallia kirjoittamaan viestin.
Ensimmäinen tapa on siis tämä: kuvaile tilanne ennen kuin pyydät lopputulosta.
Vaihe 2: Pyydä vaihtoehtoja, älä “sähköpostia”
Kehottamisen aliarvostetuin sana on “kolme”. Pyydä kolme luonnosta, kolme sävyä tai kolme pituutta. Vaihtoehtojen vertaileminen on hyödyllisempää kuin ensimmäisen saadun vastauksen valitseminen.
Yllä olevaa kehotetta voi jatkaa luotettavasti näin:
Laadi nyt kolme versiota:
- Lämmin mutta ammattimainen, noin 100 sanaa.
- Suora ja lyhyt, alle 70 sanaa.
- Yksityiskohtaisempi versio, jossa suunnitelma esitetään lyhyenä luettelona, noin 150 sanaa.
Päätä jokainen versio selkeään seuraavaan toimenpiteeseen. Älä aloita mitään niistä ilmauksella “Toivottavasti tämä viesti tavoittaa sinut hyvissä merkeissä.”
Huomaa muutama asia. Pituusraja vaikuttaa aidosti lopputulokseen: ilman sitä saat helposti kaksi kertaa haluamaasi pidemmän tekstin. Myös kielto käyttää ilmausta “Toivottavasti tämä viesti tavoittaa sinut hyvissä merkeissä” on hyödyllinen, sillä tekoäly aloittaa viestin usein oletusarvoisesti juuri näin. Luettelon vaatiminen puolestaan ohjaa rakennetta ilman, että sinun tarvitsee laatia sitä itse.
Kun olet lukenut kolme luonnosta, sinulla on lähes aina selkeä suosikki. Tiedät tavallisesti myös täsmälleen, mitä kahta virkettä haluat muokata.
Vaihe 3: Arvioi saamaasi luonnosta
Vastaa nyt mallille. Älä kirjoita uutta kehotetta, vaan kerro samassa keskustelussa, mikä luonnoksessa on vialla.
Versio 2 on lähimpänä. Tiivistä aloitusvirkettä, poista lause “arvostamme kärsivällisyyttänne” ja päätä viesti kahden sijaan yhteen virkkeeseen. Säilytä kaikki muu ennallaan.
Malli muokkaa luonnosta, jonka näette molemmat keskustelussa. Tämä on nopeampaa ja tuottaa paremman tuloksen kuin aloittaminen uudella kehotteella, koska mallilla on jo kaikki konteksti.
Voit puhua suoremmin kuin puhuisit työtoverille. Mallilla ei ole tunteita, joten et loukkaa sitä. “Tämä kuulostaa robottimaiselta. Kirjoita kuten tavallinen ihminen.” “Poista anteeksipyyntö — en ole tehnyt mitään väärää.” “Vähemmän muodollinen. Olemme sinutelleet jo kuusi kuukautta.”
Arvioinnin jälkeen mallilta kannattaa kysyä: “Millaisen sävyn keskivertolukija kuulee tässä?” Vastaus auttaa arvioimaan, välittyykö luonnos haluamallasi tavalla.
Vaihe 4: Poista tekoälyn leima
Tekoälyn kirjoittaman sähköpostin paljastaa usein viisi tunnusmerkkiä. Jos luonnoksessasi on jokin näistä, korvaa se:
- “Toivottavasti tämä sähköposti tavoittaa sinut hyvissä merkeissä.” Kukaan ei puhu näin. Aloita varsinaisesta asiasta.
- “Halusin ottaa yhteyttä koskien…” Poista tämä. Sano suoraan se, mitä haluat sanoa.
- “Kiitos kärsivällisyydestänne ja ymmärryksestänne.” Tyhjä ilmaus. Korvaa se jollakin täsmällisellä tai poista kokonaan.
- “Kerrothan, jos sinulla on kysyttävää.” Tämä pitää aina paikkansa mutta ei auta ketään. Päätä viesti sen sijaan konkreettiseen seuraavaan toimenpiteeseen.
- Pitkiä ajatusviivoja kaikkialla, täydellisen tasapainoisia virkkeitä ja epäilyttävän tasamittaisia kappaleita. Tekoälyn kirjoittama teksti on usein liian siistiä. Vaihtele rytmiä.
Voit poistaa nämä yhdellä kierroksella tällä kehotteella:
Muokkaa tekstiä niin, että se kuulostaa tavallisen ihmisen kirjoittamalta. Poista kaikki tekoälyn kirjoittaman sähköpostin aloitukselta kuulostava. Vaihtele virkkeiden pituutta. Säilytä merkitys ja rakenne.
Tämän kierroksen jälkeen sähköposti tuntuu lähes aina luontevalta.
Vaihe 5: Tallenna usein käyttämäsi mallit
Useimmat työelämän sähköpostit kuuluvat pieneen joukkoon toistuvia malleja:
- Kohtelias kieltäytyminen
- Kohtelias muistuttaminen (ensimmäinen, toinen tai kolmas kerta)
- Anteeksipyyntö määräajan ylittämisestä
- Sovittujen asioiden vahvistaminen
- Pyyntöön vastaan sanominen loukkaamatta
- Vaikean kysymyksen esittäminen ilman kuulustelun tuntua
Kun olet laatinut sähköposteja tekoälyn avulla viikon tai kahden ajan, sinulla on muutama hyväksi havaittu muotoilu jokaista tilannetta varten. Tallenna ne Custom GPT:hen, Claude Projectiin, salasananhallinnan muistiinpanoon, Notion-sivulle tai mihin tahansa sopivaan paikkaan. Kun sama tilanne toistuu, liitä tallennettu muotoilu kehotteeseen ja aloita siitä. Työkierto lyhenee joka kerta.
Pieni esimerkki: kun olet kirjoittanut muutaman mieleisesi kohteliaan muistutusviestin, tallenna mallille seuraavat ohjeet:
Kun pyydän “kohteliasta muistutusviestiä”, noudata näitä sääntöjä:
- Yksi kappale, kolmesta neljään virkettä.
- Älä pyydä anteeksi muistuttamista.
- Mainitse, että edellinen pyyntö lähetettiin tiettynä päivänä.
- Päätä viesti selkeään mutta joustavaan määräaikaan (“Sopisiko perjantai?”).
- Sävy: lämmin, ei muodollinen. Noudata alkuperäisen viestiketjun kieltä ja rekisteriä.
Kun seuraavan kerran sanot “kohtelias muistutus, tässä viestiketju”, malli ymmärtää tarkoituksesi ja tuottaa käyttökelpoisen vastauksen jo ensimmäisellä yrityksellä.
Muutama tilanne, jossa tekoäly auttaa eniten
Tekoäly säästää eniten aikaa tietyntyyppisissä sähköposteissa:
Vaikeat keskustelut. Irtisanomisesta ilmoittaminen, sopimuksen päättäminen, palkankorotuksen pyytäminen, valittaminen siltoja polttamatta tai entisen ystävän pyynnöstä kieltäytyminen. Näissä viesteissä ongelmana ei yleensä ole oikeiden sanojen löytäminen vaan luonnoksen aloittaminen. Kun edessäsi on kolme luonnosta, voit muokata ja lähettää viestin viidessä minuutissa.
Kielet, joilla kirjoitat harvemmin. Jos asut Virossa ja sinun pitää vastata asiakkaalle sujuvasti viroksi, saksaksi tai englanniksi vastaanottajan mukaan, tekoäly on sinua nopeampi ja yleensä oikeassa. Lue tulos aina huolellisesti, sillä kielivirheitä sattuu. Ensimmäisen luonnoksen tuoma ajansäästö on silti valtava.
Viestit, jotka aloitat yhä uudelleen. Jos olet kirjoittanut jonkin viestin neljä kertaa ja poistanut sen joka kerta, liitä tähänastinen tekstisi ja kysy: “Miksi tämä ei tunnu toimivan — mitä itsevarmempi versio minusta kirjoittaisi tähän?” Joskus jo uudelleenmuotoilu poistaa esteen.
Pitkät tekniset selitykset muille kuin tekniikan asiantuntijoille. Rehellisen ja ymmärrettävän version laatiminen vie aikaa. Kun kerrot mallille yleisön, tekoäly osaa tiivistää tekstin tälle sopivaksi.
Mihin tekoälyä ei kannata käyttää
Älä käytä sitä aidosti lämpimiin, henkilökohtaisiin viesteihin ihmisille, jotka tunnet hyvin. Itse kirjoitetun viestin tuntu on viimeisteltyä ilmaisua tärkeämpi. Tekoälyn laatimat surunvalittelut ja syntymäpäiväviestit tuntuvat aina hieman vääriltä riippumatta siitä, kuinka hyvä kehote on. Kirjoita ne itse.
Älä käytä tekoälyä myöskään mihinkään, minkä jälkeen sinun pitää katsoa toista ihmistä silmiin ja todella tarkoittaa sanomaasi. Tekoäly auttaa kirjoittamaan nopeammin, mutta se ei päätä puolestasi, mitä tarkoitat.
Koko työnkulku yhdellä rivillä
Kuvaile tilanne, pyydä kolme vaihtoehtoa, anna palautetta samassa keskustelussa, poista tekoälyn leima ja tallenna malli. Viisi vaihetta vie toisella kerralla yhdeksänkymmentä sekuntia. Kun tästä tulee tapa, sähköpostisuma lakkaa olemasta suma.
