Eine Designerin mit einem dreimonatigen laufenden Auftrag öffnet ChatGPT, um eine Status-E-Mail für den Kunden „aufzuräumen“. Sie fügt die Notizen der Vorwoche ein und bemerkt erst später, dass darin ein unveröffentlichter Produktname und ein vom Kunden als vertraulich gekennzeichneter Wettbewerbsvergleich stehen. Keine IT-Abteilung eines Arbeitgebers wird diesen Fehler abfangen. Sie bestimmen die Regeln, bedienen das Werkzeug und haben die Vertraulichkeitsvereinbarung unterschrieben.
Dieser Leitfaden richtet sich an freiberuflich und allein selbstständig tätige Menschen, die Leistungen für Kundinnen und Kunden erbringen. Er ist nicht für Beschäftigte gedacht, die einer betrieblichen KI-Richtlinie unterliegen. Deren erster Schritt ist ein anderer: die KI-Richtlinie des Arbeitgebers lesen. Für Selbstständige setzen Kundenverträge, Vertraulichkeitsvereinbarungen, der eigene Ruf und die beim Bewerben von Dienstleistungen weiterhin geltenden Verbraucherschutzregeln den Rahmen. Die KI-Strategie eines ganzen Unternehmens gehört an eine andere Stelle. Hier tragen Sie selbst die Verantwortung für die Entscheidung.
Wozu eine persönliche Regelkarte dient
Eine Regelkarte hält kurz schriftlich fest, welche Vorgaben Sie standardmäßig anwenden und anschließend mit dem Vertrag und den Anweisungen jedes Kunden abgleichen. Beantworten Sie diese Fragen, bevor ein Modell beteiligt wird:
- Welche Inhalte gebe ich bei Kundenarbeit niemals in einen allgemein verfügbaren KI-Dienst ein?
- Wofür benötige ich vor dem KI-Einsatz die ausdrückliche Erlaubnis des Kunden oder eine vertraglich vereinbarte Produktstufe?
- Welche Entscheidungen bleiben bei mir, auch wenn KI die Formulierung entwirft, etwa Preis, Leistungsumfang, Zusagen und rechtliche Schlussfolgerungen?
- Wann beende ich den KI-Einsatz und wende mich an Rechtsbeistand, Steuerberatung, eine fachlich beteiligte Person oder den Kunden?
- Welches konkrete Werkzeug, Konto, welche Datenkategorie, Aufbewahrungseinstellung und Freigabe des Kunden gelten?
- Welcher Meldeweg gilt, wenn Daten, Zugangsdaten oder ein nicht freigegebenes Ergebnis die festgelegte Grenze überschreiten?
Ohne diese Karte wird jede spätabends formulierte Eingabe zu einer neuen Einzelfallentscheidung über Ethik und Risiko. Solche Entscheidungen verschieben sich leicht.
Kundengeheimnisse, Angebotstexte mit Daten Dritter und Vertragsklauseln sind kein bloßer „Kontext für den Prompt“. Behandeln Sie sie als vertraulich, bis eine schriftliche Regel und gegebenenfalls eine Vereinbarung mit dem Kunden den Werkzeugweg eindeutig erlauben. Beachten Sie auch Keine Kundengeheimnisse in KI-Dienste eingeben.
Häufige Missverständnisse
Ein Missverständnis lautet: „Ich bin mein eigener Chef, deshalb kann ich jedes Werkzeug verwenden.“ Selbstständigkeit hebt Vertraulichkeitspflichten nicht auf. Wenn Sie eine Vertraulichkeitsvereinbarung oder entsprechende Vertragsklausel unterschrieben haben, besteht die Pflicht gegenüber dem Kunden und nicht gegenüber dem von Ihnen bevorzugten Chatdienst. Ein zweites Missverständnis setzt die Werbung für Unternehmensfunktionen mit einem für Kundendaten geeigneten Weg gleich, obwohl Sie in einem privaten Konto angemeldet sind. Prüfen Sie am Tag der Nutzung die tatsächliche Produktstufe und die Datenbedingungen des verwendeten Kontos (OpenAI Data Controls FAQ; Anthropic privacy policy; Anthropic consumer privacy center).
Gekennzeichnetes Beispielszenario
Erfundenes Beispiel, kein gemessener Fall: Eine selbstständige Texterin bittet ein allgemein verfügbares Modell: „Formulieren Sie dieses Angebot überzeugender“ und fügt den vollständigen Entwurf ein. Dieser enthält die unveröffentlichte Preistabelle des Kunden und den Namen eines Partnerunternehmens. Das Modell liefert einen glatteren Text. Die Offenlegung ist bereits beim Einfügen geschehen, unabhängig davon, ob der Chat später gelöscht wird. Die Regelkarte setzt früher an: Angebote mit Geschäftsdaten Dritter bleiben aus allgemein verfügbaren Werkzeugen heraus, sofern der Kunde nicht ausdrücklich einen bestimmten Werkzeugweg genehmigt hat.
Sechs Regeln, die Sie schriftlich festhalten sollten
1. Eingabeverbote
Listen Sie die Kategorien auf, die Sie niemals in einen allgemein verfügbaren KI-Dienst eingeben: Zugangsdaten, vollständige Verträge, unveröffentlichte Finanzinformationen, personenbezogene Daten der Kundschaft Ihres Kunden, Sicherheitsangaben und alles, was Leistungsbeschreibung oder Vertraulichkeitsvereinbarung als vertraulich einstufen. Übernehmen Sie die Prüfroutine aus dem Leitfaden zu vertraulichen Arbeitsdaten für Beschäftigte. Denken Sie aber daran, dass Ihre Pflicht gegenüber dem Kunden und nicht gegenüber einem Arbeitgeber besteht.
2. Eng begrenzte erlaubte Unterstützung
Erlauben Sie KI nur dort für Struktur, Grammatik, Gliederungsvarianten sowie synthetische oder auf das notwendige Minimum reduzierte Musterfragen, wo Vertrag und Kundenanweisungen dies zulassen. Dokumentieren Sie für das Projekt das konkrete Werkzeug, Konto oder den Mandanten, die Datenkategorie, Freigabe, das Datum und die erforderliche menschliche Prüfung.
3. Preis und Leistungsumfang bleiben bei Ihnen
Modelle können beim Ordnen eines Angebots helfen. Sie legen weder Ihr Honorar fest noch erfinden sie Lieferzusagen. Angebotsentwürfe, deren Preis Sie selbst festlegen und Protokolle für Änderungen am Leistungsumfang beschreiben die Arbeitsabläufe. Auf der Regelkarte genügt: „Ich übernehme keine von KI vorgeschlagenen Honorare oder Fristen ohne eigene Prüfung.“
4. Offenlegen, wenn es erforderlich ist
Wenn Kunde, Plattform oder Rechtsraum eine Offenlegung des KI-Einsatzes bei einem Arbeitsergebnis verlangen, legen Sie ihn offen. Den eigenen Namen auf KI-unterstützter Arbeit behalten und Offenlegungsregeln nach dem Vorbild des Arbeitsplatzes bieten nützliche Muster. Passen Sie diese an Kundenverträge und nicht an Beschäftigtenhandbücher an. Regeln gegen irreführende Werbung gelten weiterhin für die Beschreibung Ihrer Leistungen (FTC advertising and marketing guidance; FTC crackdown on deceptive AI claims and schemes).
5. Auslöser für fachliche Eskalation
Notieren Sie die Situationen, in denen Sie nicht „das Modell fragen“: steuerliche Behandlung, Durchsetzbarkeit von Verträgen, reglementierte Beratung, medizinische oder rechtliche Schlussfolgerungen und jeden Fall, in dem eine falsche Antwort eine Haftung gegenüber dem Kunden verursachen könnte, die Sie nicht tragen können. Behandeln Sie dies als Auslöser der Risikosteuerung und nicht als unzureichenden Prompt (NIST AI Risk Management Framework). Wann KI für Selbstständige nicht ausreicht führt diesen Punkt weiter aus.
6. Reaktion auf Vorfälle
Schreiben Sie die erste Handlung nach einer versehentlichen Offenlegung auf: Beenden Sie die Nutzung des Werkzeugs, dokumentieren Sie Konto, Zeitpunkt und Datenkategorie, ohne die Daten erneut zu kopieren, ändern Sie offengelegte Zugangsdaten über den vom Kunden freigegebenen Weg und befolgen Sie das vertragliche Verfahren zu Sicherheit, Datenschutz und Benachrichtigung. Improvisieren Sie keine Löschung und lassen Sie einen Chatbot nicht über Benachrichtigungspflichten entscheiden.
Behandeln Sie eine sprachlich überzeugende Modellantwort nicht als Ersatz für eine zugelassene Fachkraft, wenn es um rechtliche, steuerliche, medizinische oder reglementierte Finanzberatung geht. Sprachliche Gewandtheit ist keine Qualifikation.
Eine Übung für heute
Öffnen Sie eine leere Notiz und geben Sie ihr den Titel „[Ihr Name]: KI-Regeln für Kundenarbeit“. Füllen Sie die sechs Abschnitte in weniger als 20 Minuten aus und legen Sie die Notiz neben Ihrer Angebotsvorlage ab. Die Regelkarte für den KI-Einsatz bei Kundenarbeit bietet dieselbe Struktur als druckbare Vorlage.
Wer in der EU gegenüber Verbraucherinnen und Verbrauchern wirbt, sollte außerdem prüfen, wie die Regeln zu unlauteren Geschäftspraktiken irreführende Aussagen behandeln (Richtlinie 2005/29/EG). Für eine allein selbstständig tätige Person ist die praktische Aussage einfacher als jedes nur zur Schau gestellte Compliance-Verfahren: Lassen Sie KI-generierte Werbung nicht mehr versprechen, als Sie tatsächlich leisten.
Die ICO-Hinweise zur Datenminimierung stützen die Beschränkung personenbezogener Daten auf das notwendige Maß. Sie entscheiden nicht, ob eine freiberuflich tätige Person Verantwortliche oder Auftragsverarbeiterin ist, ob die Zustimmung des Kunden die richtige Rechtsgrundlage darstellt oder ob ein bestimmtes Werkzeug vertraglich freigegeben wurde. Dies bleiben Fragen für eine qualifizierte rechtliche und datenschutzfachliche Prüfung.
Abgrenzung zur KI-Kompetenz von Beschäftigten
Beschäftigte fragen: „Ist dieses Werkzeug freigegeben?“ Selbstständige fragen: „Habe ich mit dem Kunden vereinbart, wie Werkzeuge und Daten verwendet werden, und kann ich diese Entscheidung im Fall einer Offenlegung begründen?“ Die Technologie ist dieselbe, die Verantwortung eine andere. Halten Sie die Karte so kurz, dass Sie sie auch an einem Donnerstagabend tatsächlich verwenden.
