Die ersten rund zwölf E-Mails, die jemand mit ChatGPT schreibt, haben meist dasselbe Problem: Sie klingen wie der Text eines Marketingpraktikanten. Etwas zu freundlich, etwas zu lang und auf schwer benennbare Weise unnatürlich.
Das lässt sich beheben. Entscheidend ist nicht ein einzelner besserer Prompt, sondern ein anderer Umgang mit dem Modell. Schreiben mit KI ist ein Arbeitsablauf und keine Einmalabfrage. So funktioniert er.
Schritt 1: Überspringen Sie „Hallo, können Sie mir beim Schreiben einer E-Mail helfen?“
Wenn Sie mit ChatGPT eine E-Mail verfassen, beginnen Sie nicht mit der Aufforderung, „eine E-Mail zu schreiben“. Beschreiben Sie zuerst Ihre Situation.
Vergleichen Sie diese beiden Einstiege:
Schreiben Sie mir eine E-Mail an meinen Kunden über die Frist.
gegenüber
Ich bin der Projektleiter. Mein Kunde ist ein freundlicher, aber detailorientierter Marketingdirektor bei einer Agentur in Tallinn. Wir arbeiten seit sechs Monaten an der Neugestaltung einer Website. Die Startseite sollte heute geliefert werden, aber wir haben gerade einen schweren Fehler in der Analytics-Integration entdeckt, der die Lieferung um drei Tage verzögert. Der Kunde fährt in zwei Tagen in den Urlaub. Ich möchte ihn jetzt informieren, ruhig und souverän klingen, mich nicht übermäßig entschuldigen und einen konkreten Plan vorschlagen.
Der zweite Prompt hat noch nicht nach einer E-Mail gefragt. Er hat lediglich die Situation beschrieben. Allein das führt zu einem deutlich besseren ersten Entwurf, wenn Sie dann nach einer E-Mail fragen.
Die erste Gewohnheit lautet daher: Beschreiben Sie die Situation, bevor Sie eine Ausgabe anfordern.
Schritt 2: Bitten Sie um Varianten, nicht um „eine E-Mail“
Das am meisten unterschätzte Wort beim KI-Prompting ist „drei“: drei Entwürfe, drei Tonlagen, drei Längen. Optionen zu vergleichen ist nützlicher, als den ersten Entwurf zu übernehmen.
Eine verlässliche Fortsetzung des obigen Prompts:
Erstellen Sie jetzt drei Versionen:
- Warm, aber professionell, etwa 100 Wörter.
- Direkt und kurz, unter 70 Wörtern.
- Detaillierter, mit dem Plan als kurzer Aufzählung, etwa 150 Wörter.
Jede Version endet mit einem klaren nächsten Schritt. Keine beginnt mit „Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut.“
Einige Punkte sind wichtig. Die Längenvorgabe hat eine konkrete Wirkung: Ohne sie wird der Text häufig doppelt so lang wie gewünscht. Auch der Ausschluss von „Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut“ verhindert eine typische KI-Floskel. Die Vorgabe einer Aufzählung formt die Struktur, ohne dass Sie diese selbst vorgeben müssen.
Nachdem Sie die drei Entwürfe gelesen haben, werden Sie fast immer eine klare Präferenz haben und fast immer genau wissen, welche zwei Sätze Sie bearbeiten müssen.
Schritt 3: Kritisieren Sie, was zurückgekommen ist
Antworten Sie nun dem Modell. Beginnen Sie keinen neuen Prompt, sondern beschreiben Sie im selben Gespräch, was noch nicht stimmt.
Version 2 ist am nächsten. Verfeinern Sie den ersten Satz, entfernen Sie den „wir schätzen Ihre Geduld“-Satz und beenden Sie mit einem Satz anstatt zwei. Behalten Sie den Rest so wie er ist.
Das Modell überarbeitet den im Gespräch vorhandenen Entwurf. Das ist schneller und liefert bessere Ergebnisse als ein vollständiger Neustart, weil der gesamte Kontext bereits vorliegt.
Sie können direkter sein als gegenüber einem Kollegen. Das Modell hat keine Gefühle und wird nicht beleidigt. „Das klingt maschinell. Formulieren Sie es so, wie ein Mensch sprechen würde.“ „Streichen Sie die Entschuldigung – ich habe nichts falsch gemacht.“ „Weniger formell. Wir duzen uns seit sechs Monaten.“
Eine nützliche Frage nach einer Überarbeitung lautet: „Welche Tonlage nimmt ein durchschnittlicher Leser in dieser E-Mail wahr?“ Die Antwort zeigt, ob der Entwurf voraussichtlich so wirkt, wie Sie es beabsichtigen.
Schritt 4: Entfernen Sie typische KI-Floskeln
Es gibt fünf Anzeichen, die KI-geschriebene E-Mails verraten. Wenn Ihr Entwurf eines dieser Merkmale hat, ersetzen Sie sie:
- „Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut.“ So spricht kaum jemand. Beginnen Sie mit dem eigentlichen Anliegen.
- „Ich wollte mich bezüglich … bei Ihnen melden.“ Streichen Sie die Einleitung und nennen Sie direkt das Anliegen.
- „Vielen Dank für Ihre Geduld und Ihr Verständnis.“ Das ist eine leere Floskel. Ersetzen Sie sie durch etwas Konkretes oder streichen Sie sie.
- „Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben.“ Immer wahr, nie nützlich. Beenden Sie stattdessen mit einem konkreten nächsten Schritt.
- Gedankenstriche überall, perfekt ausbalancierte Sätze und auffällig gleich lange Absätze. KI-Texte wirken häufig zu gleichmäßig. Variieren Sie den Rhythmus.
Ein nützlicher Prompt, um diese in einem Schritt zu entfernen:
Überarbeiten Sie den Text so, dass er wie von einem Menschen geschrieben klingt. Entfernen Sie alles, was nach einer typischen KI-E-Mail klingt. Variieren Sie die Satzlängen. Behalten Sie Bedeutung und Struktur bei.
Nach diesem Schritt wirkt die E-Mail fast immer natürlicher.
Schritt 5: Speichern Sie die Muster, die Sie häufig verwenden
Die meisten professionellen E-Mails fallen in eine kleine Anzahl von wiederkehrenden Mustern:
- Höflich ablehnen
- Höflich nachfragen (erste, zweite, dritte Nachricht)
- Für einen verpassten Termin entschuldigen
- Vereinbarungen bestätigen
- Eine Bitte ablehnen, ohne zu verletzen
- Eine schwierige Frage stellen, ohne wie bei einem Verhör zu klingen
Nach ein bis zwei Wochen mit KI-unterstützten E-Mails haben Sie für jedes Muster bevorzugte Formulierungen. Speichern Sie diese – als Custom GPT, Claude Project, Notiz im Passwortmanager oder Notion-Seite. Wenn dasselbe Muster erneut auftritt, fügen Sie die gespeicherte Formulierung ein und beginnen dort. Dadurch wird der Ablauf jedes Mal kürzer.
Ein kleines Beispiel. Sobald Sie einige „höfliche Nachfragen“-E-Mails geschrieben haben, die Ihnen gefallen, speichern Sie die Anweisungen des Modells:
Wenn ich jemals eine „höfliche Nachfrage“-E-Mail anfordere, folgen Sie diesen Regeln:
- Ein Absatz, drei bis vier Sätze.
- Keine Entschuldigung für das Nachfragen.
- Erwähnen Sie das Datum, an dem die vorherige Nachricht gesendet wurde.
- Schließen Sie mit einer klaren, aber höflichen Frist ab („Wäre Freitag für Sie in Ordnung?“).
- Ton: warm, nicht formell. Passen Sie den Sprachstil und Register dem ursprünglichen Thread an.
Wenn Sie künftig „Höfliche Nachfrage, hier ist der E-Mail-Verlauf“ schreiben, kann das Modell die Vorgaben anwenden und bereits im ersten Versuch einen brauchbaren Entwurf liefern.
Einige Situationen, in denen KI am meisten hilft
Bei einigen Arten von E-Mails spart KI besonders viel Zeit:
Schwierige Gespräche. Kündigungen, Vertragsbeendigungen, Fragen nach einer Gehaltserhöhung ohne beschädigte Beziehungen oder die Ablehnung einer Bitte, ohne einen alten Freund zu verletzen. Bei diesen Nachrichten ist oft nicht die Wortwahl das größte Hindernis, sondern überhaupt mit dem Entwurf zu beginnen. Sobald drei Varianten vorliegen, können Sie innerhalb von fünf Minuten eine davon überarbeiten und versenden.
Sprachen, in denen Sie selten schreiben. Wenn Sie in Estland leben und je nach Empfänger eine flüssige Kundenantwort auf Estnisch, Deutsch oder Englisch benötigen, erstellt KI meist schneller einen brauchbaren Entwurf. Lesen Sie ihn immer sorgfältig, denn Sprachfehler kommen vor. Der erste Entwurf kann dennoch viel Zeit sparen.
E-Mail-Verläufe, die Sie immer wieder neu beginnen. Fügen Sie bei einer viermal begonnenen und wieder gelöschten E-Mail den bisherigen Text ein und fragen Sie: „Warum wirkt diese E-Mail noch nicht überzeugend – was würde eine selbstbewusstere Version von mir schreiben?“ Manchmal genügt die Neuformulierung für den Durchbruch.
Lange technische Erklärungen für ein nicht technisches Publikum. Eine sachlich korrekte und zugleich verständliche Version zu schreiben kostet Zeit. KI kann Inhalte gut für eine Zielgruppe verdichten, wenn Sie diese Zielgruppe benennen.
Was Sie nicht mit KI tun sollten
Wirklich herzliche, persönliche Nachrichten an Menschen, die Sie gut kennen. Die persönliche Handschrift ist wichtiger als sprachliche Perfektion. KI-geschriebene Trauerkarten und Geburtstagswünsche wirken trotz eines guten Prompts häufig unpassend. Schreiben Sie sie selbst.
Nutzen Sie KI auch nicht für Aussagen, die Sie später persönlich vertreten und aufrichtig meinen müssen. KI hilft beim schnelleren Schreiben, entscheidet aber nicht, wofür Sie stehen.
Der gesamte Workflow in einer Zeile
Beschreiben Sie die Situation, fordern Sie drei Varianten an, geben Sie im Gespräch Rückmeldung, entfernen Sie typische KI-Floskeln und speichern Sie das Muster. Beim zweiten Mal dauern diese fünf Schritte neunzig Sekunden. Sobald der Ablauf zur Gewohnheit wird, löst sich der Rückstand bei E-Mails nach und nach auf.
