Der größte Produktivitätsgewinn durch KI entsteht 2026 nicht allein aus dem Modell, sondern aus dem, was Sie darum aufbauen. Alles, was Sie mehr als zweimal mit KI erledigen, ist ein Kandidat für einen dauerhaften, wiederverwendbaren Assistenten: ein Custom GPT in ChatGPT, ein Project in Claude, ein Gem in Gemini oder ein Agent in Microsoft Copilot.
Solche Assistenten verbinden drei Elemente: Anweisungen, Referenzdateien und den Verlauf der darin geführten Gespräche. Bei jedem neuen Chat entfällt der Aufwand, Ihren Kontext erneut zu erklären.
Dieser Artikel zeigt, wie Sie solche Assistenten einrichten, wann Sie welche Variante wählen und welche Nutzungsmuster über Monate hinweg immer wertvoller werden.
Was die einzelnen Varianten bieten
Custom GPTs in ChatGPT. Sie erstellen sie unter chat.openai.com/gpts/editor oder über „GPT erstellen“ in der Seitenleiste. Jedes Custom GPT speichert:
- einen Namen und eine Beschreibung,
- Anweisungen mit bis zu einigen Tausend Wörtern,
- hochgeladene Wissensdateien wie PDF-Dateien, Dokumente und Tabellen,
- Prompts als Gesprächseinstieg und
- aktivierbare Funktionen wie Websuche, Bildgenerierung, Code Interpreter und erweiterte Datenanalyse.
Custom GPTs erscheinen in Ihrer Liste „Meine GPTs“. Sie können sie öffentlich im GPT Store veröffentlichen oder über einen Link teilen. Erforderlich ist ChatGPT Plus, Team, Enterprise oder Edu.
Claude Projects. Sie erstellen ein Project in claude.ai. Es ist ein Ordner mit:
- projektspezifischen Anweisungen,
- Wissensdateien, auf die Claude zugreifen kann, und
- allen innerhalb des Projects geführten Unterhaltungen.
Projects erscheinen in der Seitenleiste und sind nur für Sie beziehungsweise in Claude for Work für Ihr Team zugänglich. Erforderlich ist Claude Pro, Team oder Enterprise.
Gemini Gems und Microsoft Copilot Agents. Diese Funktionen beruhen auf demselben Prinzip. Gems sind einfacher gestaltet und an Ihren persönlichen Kontext gebunden. Copilot Agents richten sich stärker an Unternehmen und können Daten Ihrer Organisation einbinden.
Die Bedienung unterscheidet sich je nach Plattform, der Kern bleibt gleich: ein gespeicherter KI-Assistent, in dem Ihr Kontext, Ihr Stil und Ihre Referenzmaterialien bereits hinterlegt sind.
Wann sich ein Assistent lohnt
Der zuverlässigste Auslöser ist Wiederholung. Drei Anzeichen sprechen für einen wiederverwendbaren Assistenten:
1. Sie erklären immer wieder denselben Kontext. Wenn drei Ihrer letzten zehn Unterhaltungen mit „Ich arbeite als Produktmanager bei …“, „Unser Unternehmen verkauft …“ oder „Unsere Markensprache ist …“ begannen, gehört dieser Kontext in einen gespeicherten Assistenten.
2. Sie stellen Varianten derselben Aufgabe. Dazu zählen E-Mails in Ihrer Stimme, die Prüfung von Verträgen auf dieselben Risiken, Berichte im gleichen Format oder Übersetzungen innerhalb eines bestimmten Sprachpaars.
3. Sie fügen regelmäßig dieselben Referenzmaterialien ein. Markenrichtlinien, Produktdokumentation, umfangreiche Richtlinien oder frühere Besprechungen sollten dauerhaft in einem Project oder Wissensbereich liegen.
Wenn Sie denken „Ich wünschte, ChatGPT wüsste das einfach über mich“, können Sie genau das einrichten.
Ein erstes Praxisbeispiel: Assistent für E-Mail-Entwürfe
Wir erstellen beispielhaft ein Custom GPT in ChatGPT. Mit kleinen Anpassungen funktionieren dieselben Anweisungen in einem Claude Project.
Schritt 1: GPT erstellen. Öffnen Sie chat.openai.com → Seitenleiste → GPT erstellen → Konfigurieren.
Schritt 2: Name und Beschreibung festlegen.
- Name: „E-Mail-Coach“
- Beschreibung: „Verfasst und redigiert innerhalb von 60 Sekunden E-Mails in meiner Stimme und unter Berücksichtigung meiner Situation.“
Schritt 3: Anweisungen schreiben. Hier entsteht der größte Teil des Nutzens.
Sie sind der E-Mail-Coach für [Ihr Name], [Ihre Funktion] bei [Ihr Unternehmen] in [Ihr Standort]. Ihre Aufgabe ist es, E-Mails schnell in der Stimme dieser Person zu verfassen und zu redigieren.
Ihre Stimme: direkt, aber freundlich; keine geschäftlichen Floskeln; bevorzugt kurze E-Mails; endet mit einem konkreten nächsten Schritt.
Wenn Sie eine E-Mail entwerfen sollen:
- Stellen Sie genau eine konkrete Rückfrage, falls eine entscheidende Information fehlt. Erstellen Sie andernfalls sofort den Entwurf.
- Liefern Sie drei Fassungen: kurz (60 Wörter), mittel (100 Wörter) und länger (150 Wörter). Kennzeichnen Sie jeweils den Ton.
- Verwenden Sie in keinem Entwurf „Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie wohlauf“, „Ich wollte mich bei Ihnen melden“, „Vielen Dank für Ihre Geduld“ oder „Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben“.
- Beenden Sie jeden Entwurf mit einem klaren nächsten Schritt.
Wenn Sie eine E-Mail redigieren sollen:
- Führen Sie nur die gewünschte Prüfung auf Klarheit, Ton oder Grammatik durch.
- Zitieren Sie jede vorgeschlagene Änderung und begründen Sie sie in einem kurzen Satz.
- Schreiben Sie einen Text niemals ohne Aufforderung aus stilistischen Gründen um.
Wenn Sie nachfassen, ablehnen oder sich entschuldigen sollen:
- Nachfassen: freundlich, nicht drängend, mit sanfter Frist und Bezug auf den bisherigen Verlauf.
- Ablehnen: freundlich, ohne übermäßige Begründung und ohne Entschuldigung für die gesetzte Grenze.
- Entschuldigen: kurz Verantwortung übernehmen, eine Lösung vorschlagen und nicht unterwürfig wirken.
Standardausgabe: drei gekennzeichnete Fassungen, getrennt durch horizontale Linien. Keine Einleitung und keine abschließende Zusammenfassung.
Schritt 4: Gesprächseinstiege. Hinterlegen Sie drei oder vier Prompts, die Sie später wahrscheinlich verwenden:
- Entwerfen Sie eine höfliche Absage für diese Besprechung
- Kürzen Sie diese E-Mail
- Redigieren Sie diese E-Mail hinsichtlich des Tons – sie soll ruhiger wirken
- Helfen Sie mir, eine schwierige Nachricht an meine Führungskraft zu schreiben
Schritt 5: Wissen ergänzen (optional). Laden Sie vorhandene Markenrichtlinien, Vorgaben zur Unternehmenssprache oder besonders repräsentative eigene E-Mails hoch. Das GPT kann diese als Referenz verwenden.
Schritt 6: Speichern und verwenden. Öffnen Sie bei jeder neuen E-Mail den „E-Mail-Coach“ in der Seitenleiste, statt einen allgemeinen Chat zu beginnen. Ihre Einführung entfällt jedes Mal.
Überarbeiten Sie nach einer Woche alle Anweisungen, die nicht wie gewünscht funktioniert haben. Nach einem Monat verfügen Sie über ein auf Ihre Stimme abgestimmtes Werkzeug, das meist schon im ersten Versuch nahezu fertige Entwürfe liefert.
Weitere zuverlässig hilfreiche Assistenten
Einige Beispiele zeigen die Bandbreite:
Der geduldige Tutor. Enthält den vierstufigen Lernkreislauf aus Erklärung, Beispielen, Quiz und Wiederholung. Verwenden Sie ihn für jedes neue Lernthema.
Der Sparringspartner für Entscheidungen. Stellt Ihnen zunächst fünf Fragen, führt anschließend Argumente dafür und dagegen auf und gibt danach eine abgestufte Empfehlung. Verwenden Sie ihn für echte Entscheidungen.
Der Vertragsprüfer. Enthält Anweisungen für den dreistufigen Dokumentenablauf mit ersten Eindrücken, Risiken und Entscheidungen. Hinterlegen Sie einschlägige Gesetze oder Richtlinien als Wissen und verwenden Sie ihn für jeden eingehenden Vertrag.
Der technische Redakteur. Kennt den Dokumentationsstil Ihres Teams und verwendet vorhandene Dokumentation als Wissensgrundlage. Setzen Sie ihn bei jedem neuen Dokument ein.
Der Assistent zur Auswertung von Kundeninterviews. Extrahiert Themen, Zitate, Probleme und Funktionswünsche aus unbearbeiteten Interviewtranskripten. Verwenden Sie ihn nach jedem Kundengespräch.
Der Assistent für Markensprache. Passt Texte an die Stimme Ihres Unternehmens an. Hinterlegen Sie fünf bis zehn vorbildliche Texte und verwenden Sie ihn für externe Inhalte.
Jeder dieser Assistenten erfordert 10 bis 30 Minuten Einrichtung und spart bei jeder späteren Nutzung 10 bis 30 Minuten.
Custom GPT oder Claude Project?
Eine kurze Entscheidungshilfe:
Wählen Sie ein Custom GPT, wenn:
- Sie es teilen oder im GPT Store veröffentlichen möchten.
- Sie Funktionen wie Websuche, Bildgenerierung oder Code Interpreter benötigen.
- Ihre Arbeit überwiegend im ChatGPT-Ökosystem stattfindet.
- Sie einen öffentlich zugänglichen Assistenten benötigen.
Wählen Sie ein Claude Project, wenn:
- Ihnen eine hohe Textqualität wichtig ist; Claude gilt weithin als besonders guter Autor.
- Sie mit sehr langen Dokumenten arbeiten; Claude verarbeitet 2026 lange Kontexte besser.
- Sie Unterhaltungen nach Projektkontext gruppieren möchten.
- Sie Oberfläche und Ton von Claude bevorzugen.
- Sie stärkere Voreinstellungen für den Datenschutz wünschen.
Für Nutzer beider Abonnements funktioniert häufig dieses Muster: Erstellen Sie schreibintensive Assistenten wie E-Mail-Coach, Tutor und Sparringspartner in Claude. Nutzen Sie ChatGPT für integrationsintensive Aufgaben mit Bildgenerierung, Websuche, Code Interpreter oder Freigabe.
Häufige Fehler
Zu lange Anweisungen. Drei Seiten sind schlechter als drei Absätze. Das Modell befolgt 200 bis 500 Wörter zuverlässig; bei längeren Anweisungen beginnt es, Teile zu übergehen.
Zu große oder minderwertige Wissensdateien. Wenn Sie alle jemals erstellten Dokumente in ein Project laden, wird der Assistent nicht klüger, sondern langsamer und unklarer. Wählen Sie Referenzen gezielt aus.
Keine Weiterentwicklung. Die erste Version eines Assistenten ist vielleicht zu 70 % richtig. Verwenden Sie sie eine Woche, notieren Sie Fehler und fehlende Regeln und überarbeiten Sie die Anweisungen. Die zweite Version ist deutlich besser; die fünfte ist präzise.
Zu viele Assistenten. Erstellen Sie nicht zwanzig Custom GPTs, nur weil es möglich ist. Fünf hervorragende, tatsächlich verwendete Assistenten sind wertvoller als zwanzig vergessene. Bauen Sie nur, was Sie mindestens einmal pro Woche einsetzen würden.
Keine Freigabe im Team. Wenn Ihr Team dieselbe Markensprache, dieselben Prozesse und Referenzmaterialien verwendet, erstellen und teilen Sie den Assistenten einmal. ChatGPT Team und Enterprise sowie Claude Team und Enterprise unterstützen dies.
Gewohnheiten mit langfristigem Nutzen
Prüfen Sie Ihre Assistenten einmal pro Woche. Sehen Sie die darin geführten Unterhaltungen durch. Notieren Sie falsche Antworten und erforderliche Korrekturen und passen Sie die Anweisungen an.
Übernehmen Sie wiederholte Korrekturen in die Anweisungen. Alles, was Sie dem Assistenten in Gesprächen regelmäßig erneut mitteilen, gehört dauerhaft in seine Konfiguration.
Führen Sie am Ende der Anweisungen Versionsnotizen. Ein Eintrag wie „v3 – Regel gegen ‚Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie wohlauf‘ ergänzt“ erklärt später, warum Sie etwas geändert haben.
Pflegen Sie eine kleine statt einer ausufernden Sammlung. Verwenden Sie fünf bis zehn gut abgestimmte Assistenten und nicht fünfzig einmalig erstellte.
Einen Assistenten bauen und einen Monat verwenden
Custom GPTs und Claude Projects markieren den Unterschied zwischen KI als Chatbot und KI als persönlichem Werkzeug. Ihre Einrichtung dauert 10 bis 30 Minuten, sie sparen bei jeder Nutzung Zeit und gewinnen mit jeder Anpassung an Wert.
Erstellen Sie diese Woche einen Assistenten. Verwenden Sie ihn einen Monat lang. Bauen Sie erst danach den zweiten.
