Wenn Sie KI nur für eine einzige Aufgabe verwenden, sollte es diese sein: lange Dokumente zu lesen, für deren eigene Lektüre Ihnen die Zeit fehlt. Verträge, Mietvereinbarungen, Nutzungsbedingungen, Forschungsberichte, Richtliniendokumente, lange E-Mails, Transkripte und PDFs jeder Art.
Bei diesem Anwendungsfall arbeitet KI besonders zuverlässig, wird jedoch noch zu selten eingesetzt und spart unmittelbar Zeit. Das Halluzinationsrisiko sinkt, weil das Modell mit einem von Ihnen bereitgestellten Text arbeitet. Die Zusammenführung der Inhalte ist hier die eigentliche Leistung. An den meisten Arbeitstagen gehört die Verdichtung eines dreißigseitigen Dokuments auf „die drei wichtigsten Punkte“ zu den wirksamsten Möglichkeiten, Zeit zu gewinnen.
Dieser Artikel beschreibt einen Ablauf mit drei Prompts, der 90 % der Aufgaben rund um lange Dokumente abdeckt.
So stellen Sie der KI ein Dokument bereit
Jeder große KI-Assistent bietet in der Nähe des Eingabefelds eine Schaltfläche zum Hochladen von Dateien, üblicherweise eine Büroklammer oder ein „+“. Laden Sie dort Ihr PDF hoch. Bei eingescannten oder fotografierten Dokumenten erkennt das Modell den Text automatisch mittels OCR. Aus nativen PDFs wird der Text direkt extrahiert.
Einige praktische Hinweise:
- PDFs mit mehr als 100 Seiten können bei kostenlosen Tarifen an die Grenzen des Kontextfensters stoßen. Kostenpflichtige Tarife wie ChatGPT Plus, Claude Pro und Gemini Advanced verarbeiten lange Dokumente besser. Verwenden Sie für sehr lange PDFs das in Ihrem Tarif verfügbare Werkzeug mit einem besonders großen Kontextfenster – derzeit ist das bei kostenpflichtigen Tarifen meist Claude. Teilen Sie die Datei auf, falls Sie dennoch an eine Grenze stoßen.
- Eingescannte PDFs können verarbeitet werden, doch bei kleiner oder ungewöhnlich gestalteter Schrift sinkt die Genauigkeit. Verlassen Sie sich beim Kleingedruckten eines Vertrags, den Sie unterzeichnen möchten, nicht ausschließlich auf die OCR-Erkennung der KI.
- Mehrere Dateien lassen sich gleichzeitig hochladen. Sie können beispielsweise drei Verträge bereitstellen und um einen Vergleich bitten.
- Exportierte E-Mails funktionieren ebenfalls. Speichern Sie einen Gmail- oder Outlook-Verlauf als PDF und laden Sie ihn hoch.
Der Ablauf in drei Durchgängen
Der häufigste Fehler besteht darin, mit einem einzigen umfangreichen Prompt nach einer „Zusammenfassung“ zu fragen. Das Ergebnis ist meist eine allgemeine Übersicht, in der die für Sie wichtigen Punkte fehlen. Führen Sie stattdessen drei kurze Durchgänge mit jeweils einem klaren Zweck durch.
Durchgang 1 – Erster Überblick. Um was handelt es sich, und welches sind die drei oder vier wichtigsten Erkenntnisse?
Durchgang 2 – Risiken und Warnsignale. Was könnte mir schaden, mich überraschen oder Kosten verursachen?
Durchgang 3 – Entscheidungen und Maßnahmen. Was muss ich tatsächlich tun, entscheiden oder nachfragen?
Führen Sie alle drei Durchgänge im selben Gespräch durch, damit das Modell auf den vorherigen Ergebnissen aufbauen kann.
Durchgang 1: Erster Überblick
Ein zuverlässiger Prompt:
Ich habe gerade ein Dokument hochgeladen. Bevor Sie es eingehend analysieren, nennen Sie mir:
- einen Satz dazu, um welche Art von Dokument es sich handelt, wer es verfasst hat und an wen es sich richtet,
- die drei wichtigsten Erkenntnisse für eine Person, die das Dokument liest,
- den Aufbau: die Hauptabschnitte in ihrer Reihenfolge und den jeweiligen Inhalt,
- alles, was angesichts meiner Situation für diese Art von Dokument ungewöhnlich oder unerwartet erscheint.
Zu mir: Ich bin [Ihre Rolle, Ihre Situation und der Grund für die Lektüre].
Die Zeile „Zu mir“ erfüllt einen wichtigen Zweck. Ein freiberuflicher Designer sollte bei der Vertragsprüfung andere Schwerpunkte erhalten als ein Mitarbeiter des strategischen Einkaufs eines Großunternehmens. Wenn Sie Ihren Kontext nennen, kann das Modell seine Antwort darauf abstimmen.
Lesen Sie die Antwort sorgfältig. Dieser Durchgang beantwortet meist die Frage: „Lohnt es sich, das gesamte Dokument zu lesen?“ Einen großen Teil der Dokumente, die Sie sonst vollständig durcharbeiten würden, können Sie nach einem fundierten ersten Überblick gezielt überfliegen.
Durchgang 2: Risiken und Warnsignale
Dieser Durchgang bietet den größten Nutzen bei Verträgen, Rechtsdokumenten, Nutzungsbedingungen, Arbeitsvereinbarungen, Mietverträgen und allen Unterlagen, mit denen Sie eine Verpflichtung eingehen sollen. Setzen Sie dasselbe Gespräch fort:
Lesen Sie das Dokument nun erneut mit einer Frage im Blick: Welche Inhalte könnten mir später schaden oder mich überraschen?
Führen Sie in absteigender Priorität auf:
- jede Klausel, die der anderen Seite ein einseitiges Recht einräumt – etwa zur Kündigung, Änderung von Bedingungen oder Preisen, Beanspruchung von Eigentum oder Forderung zusätzlicher Leistungen von mir,
- jede für mich geltende Verpflichtung, die unbefristet oder nur schwer einzuhalten ist,
- alle Widersprüche oder Unklarheiten, die den Verfasser begünstigen würden,
- alles, was bei dieser Art von Dokument üblich ist, hier aber fehlt,
- Zahlen, Datumsangaben oder Bedingungen, die ungewöhnlich hoch, niedrig oder streng erscheinen.
Zitieren Sie zu jedem Punkt den genauen Wortlaut der Klausel und erklären Sie in verständlicher Sprache, weshalb er wichtig ist. Kennzeichnen Sie alles, bei dem Sie unsicher sind, mit [unclear].
Das ist der wertvollste Prompt dieses Ablaufs. Das Modell eignet sich ungewöhnlich gut für eine derart strukturierte Risikoanalyse. Das Ergebnis liefert Ihnen erste Schwerpunkte für Ihre eigene genaue Prüfung – es ersetzt diese Prüfung nicht.
Ein wichtiger Hinweis: Wenn viel auf dem Spiel steht, ersetzt KI keine Rechtsberatung. Sie bietet einen hervorragenden ersten Durchgang, findet offensichtliche Punkte und zeigt Ihnen, welche Fragen Sie einem echten Rechtsanwalt stellen sollten. Genau so sollten Sie die Funktion einordnen.
Durchgang 3: Entscheidungen und Maßnahmen
Nun folgt der operative Durchgang.
Nennen Sie mir anhand dieses Dokuments:
- die drei Entscheidungen, die ich vor einer Antwort oder Unterzeichnung treffen muss,
- die zwei oder drei Fragen, die ich der anderen Seite vor einer Zusage zur Klärung stellen sollte,
- alle von mir verlangten Maßnahmen mit konkreten Fristen oder numerischen Schwellenwerten wie Datumsangaben, Beträgen oder Antwortfristen,
- die eine Änderung, über die ich am ehesten verhandeln sollte, wenn ich nur eine verlangen könnte.
Antworten Sie konkret und präzise. Keine Floskeln wie „Prüfen Sie Ihre Möglichkeiten“ oder „Wenden Sie sich an einen Fachmann“ – ich benötige umsetzbare nächste Schritte.
Der letzte Satz entscheidet über den Nutzen der Antwort. Ohne ihn sichern sich Modelle häufig so stark ab, dass das Ergebnis unbrauchbar wird. Mit dieser Vorgabe erhalten Sie konkrete Handlungsmöglichkeiten.
Nach dem dritten Durchgang besitzen Sie ein verwendbares Ergebnis: eine einseitige Übersicht zu einem 40-seitigen Dokument, abgestimmt auf Ihre Situation und versehen mit Entscheidungen, Fragen und einem Verhandlungsansatz.
Über Verträge hinaus: weitere geeignete Dokumente
Die Struktur aus drei Durchgängen lässt sich verallgemeinern. Passen Sie die Fragen in jedem Durchgang an, behalten Sie aber den Aufbau bei.
Lange Forschungsberichte. Durchgang 1: wichtigste Erkenntnisse. Durchgang 2: Wo ist die Datengrundlage am schwächsten, und welche Annahmen bleiben unausgesprochen? Durchgang 3: Welche Folgen ergeben sich für meine Entscheidungen?
Lange E-Mail-Verläufe. Durchgang 1: Wer hat was gesagt und entschieden, und welche Punkte sind offen? Durchgang 2: Wo hat jemand seine Position geändert, und wo verbirgt sich ein Konflikt? Durchgang 3: Wer wartet worauf, und wer muss als Nächstes was tun?
Geschäftsberichte. Durchgang 1: die drei Veränderungen gegenüber dem Vorjahr. Durchgang 2: Fußnoten, in denen die entscheidenden Informationen stehen. Durchgang 3: Welche Entwicklung des Unternehmens lässt sich daraus ableiten?
Lange Besprechungstranskripte. Durchgang 1: Entscheidungen und offene Fragen. Durchgang 2: wichtige Aussagen, die von der Gruppe nicht aufgegriffen wurden. Durchgang 3: Maßnahmen nach verantwortlicher Person, mit [unclear] bei unklarer Zuständigkeit.
Richtliniendokumente und Vorschriften. Durchgang 1: Für wen gelten sie, was ist vorgeschrieben und was ist verboten? Durchgang 2: Ausnahmen, Grenzfälle und Bedingungen, unter denen andere Regeln gelten. Durchgang 3: Was muss ich konkret tun, um die Vorgaben einzuhalten?
In jedem Fall übernimmt das Modell eine Form des strukturierten Lesens, die Menschen unter Müdigkeit und Zeitdruck schlecht bewältigen – also genau unter den Bedingungen, unter denen wir einen großen Teil unserer Dokumente lesen.
Drei Möglichkeiten für noch bessere Ergebnisse
Wenn Sie mit dem Ablauf vertraut sind, verbessern drei kleine Ergänzungen das Ergebnis von nützlich zu ausgezeichnet.
Nennen Sie die Zielgruppe der Zusammenfassung. „Verfassen Sie die Zusammenfassung als Briefing für eine viel beschäftigte Führungskraft, die fünf Minuten Zeit hat.“ Oder: „… als Briefing für einen sorgfältigen Rechtsanwalt, der jede unsichere Angabe überprüfen wird.“ Unterschiedliche Vorgaben führen zu unterschiedlichen Ergebnissen.
Fragen Sie nach der Konfidenz des Modells. Ergänzen Sie nach jedem Durchgang: „Bewerten Sie Ihre Sicherheit für jeden Abschnitt auf einer Skala von 1 bis 5 und nennen Sie die Abschnitte, die ich zur Überprüfung selbst erneut lesen sollte.“ So erkennen Sie Stellen, an denen das Modell seine Aussage einschränkt.
Verwenden Sie den Suchmodus für zusätzlichen Kontext. Aktivieren Sie bei einem Vertrag oder einer Vorschrift die Websuche und ergänzen Sie den zweiten Durchgang: „Wenn dieses Dokument auf externe Gesetze, Standards oder Präzedenzfälle verweist, fassen Sie deren Aussage kurz zusammen. Weisen Sie auf alles hin, was sich im vergangenen Jahr geändert hat.“ So erhalten Sie quellenbasierten Kontext, der dem Modell sonst fehlen würde.
Probieren Sie es beim nächsten langen Dokument aus
Die Analyse eines Dokuments in drei Durchgängen – erster Überblick, Risiken und Entscheidungen – dauert etwa fünf Minuten und ist nützlicher als dreißig Minuten oberflächlicher Lektüre. Sie findet Punkte, die Sie sonst übersehen würden, ordnet das Dokument anhand Ihrer Situation ein und endet mit umsetzbaren Maßnahmen.
Wenden Sie diesen Ablauf beim nächsten langen Dokument an, das Sie bisher aufgeschoben haben.
