Tekoäly luonnostelee, tiivistää, luokittelee, vertailee ja muuntaa tietoa nopeasti. Siksi on houkuttelevaa kysyä jokaisesta tehtävästä vain yksi kysymys:
Voiko tekoäly tehdä tämän?
Hyödyllisempi kysymys on:
Minkä osan tästä tehtävästä pitää pysyä minun vastuullani?
Malli voi kyetä tuottamaan lopputuloksen olematta silti oikea taho tekemään päätöstä. Se ei voi kantaa ammatillista vastuuta, korjata vahingoittunutta ihmissuhdetta, ottaa huomioon kaikkia lausumattomia rajoitteita eikä huomata, että olet vähitellen menettämässä taidon, jota yhä tarvitset.
Hyvä ulkoistaminen alkaa siksi rajanvedosta, ei ominaisuuslistasta.
Avustaminen ei ole vastuun kantamista
Useimpiin tietotyön tehtäviin sisältyy useita eri vaiheita:
- tiedon kerääminen;
- sen järjestäminen tai muuntaminen;
- vaihtoehtojen tuottaminen;
- toiminnan valitseminen;
- valinnan viestiminen;
- ja tuloksesta vastaaminen.
Tekoälystä on usein hyötyä kolmessa ensimmäisessä. Kolme viimeistä vaativat enemmän varovaisuutta.
Esimerkiksi malli voi:
- tiivistää haastattelumuistiinpanoja;
- tunnistaa toistuvia teemoja;
- ehdottaa useita henkilöstövaihtoehtoja;
- tai luonnostella viestin, joka selittää päätöksen.
Se ei silti tarkoita, että mallin pitäisi valita, kenet palkataan, päättää, kenet irtisanotaan, tai lähettää arkaluonteinen viesti ilman tarkistusta.
Tuotos ja vastuu eivät kulje käsi kädessä. Vastuussa oleva ihminen tai organisaatio pysyy vastuussa, vaikka suosituksen olisi tuottanut malli.
Neljä rajaa, jotka kannattaa tutkia
Tee nämä neljä testiä ennen kuin ulkoistat merkittävän tehtävän.
1. Seuraus
Kysy, mitä tapahtuu, jos tuotos on virheellinen, puutteellinen, vinoutunut tai tulkitaan väärin.
Tehtävät, joiden virheillä on vähäiset seuraukset, on helpompi ulkoistaa:
- muistiinpanojen uudelleenmuotoilu;
- esityslistan otsikoiden ehdottaminen;
- harjoitusesimerkkien tuottaminen;
- tai ensimmäisen kierroksen tarkistuslistan luominen.
Vakavampien seurausten tehtävät vaativat vahvempaa ihmisen valvontaa:
- päätökset siitä, kuka saa rahaa, työtä, asunnon, koulutusta tai välttämättömiä palveluja;
- turvallisuuskriittisen ohjeen laatiminen;
- sopimuksen tulkinta toimenpiteiden pohjaksi;
- tai vastaaminen vakavaan henkilöstöasiaan.
Seurausten vakavuus riippuu asiayhteydestä. Kirjoitusvirhe omassa ideointimuistiossa on pieni asia. Sama kirjoitusvirhe lääkeannoksessa, tilinumerossa, määräajassa tai asiakkaalle annetussa sitoumuksessa ei välttämättä ole.
Älä leimaa kokonaista tehtävätyyppiä ”turvalliseksi” tai ”vaaralliseksi”. Tunnista yksittäinen tuotos ja se, mitä se voi muuttaa.
2. Vastuu
Kysy, kuka voi selittää ja puolustaa päätöstä jälkeenpäin.
Jos rehellinen vastaus on ”malli päätti”, tehtävä on ulkoistettu liian pitkälle.
Kun työllä on merkittäviä seurauksia, nimeä vastuussa oleva ihminen ennen tekoälyn käyttöä. Tämän vastuuhenkilön on pystyttävä:
- ymmärtämään olennaisen näytön;
- havaitsemaan heikko tai perusteeton suositus;
- hylkäämään tuotos;
- selittämään lopullinen valinta;
- ja korjaamaan lopputulos, jos siitä aiheutuu vahinkoa.
Tarkistusvaihe on tyhjä muodollisuus, jos tarkastajalta puuttuu aika, valtuudet, taustatieto tai osaaminen. ”Hyväksy”-painikkeen klikkaaminen ei ole valvontaa.
3. Suhde
Osa työstä on arvokasta juuri siksi, että toinen ihminen näkee sinun paneutuneen asiaan.
Ajattele vaikkapa näitä:
- vaikean palautteen antaminen;
- anteeksi pyytäminen;
- erinomaisen työn huomaaminen ja siitä kiittäminen;
- jonkun tukeminen epävarmuuden keskellä;
- erimielisyyden selvittäminen neuvotellen;
- tai kollegaan vaikuttavan päätöksen perusteleminen.
Tekoäly voi auttaa valmistautumisessa. Se voi järjestää faktat, tuoda esiin epäselvän virkkeen tai ehdottaa kysymyksiä, jotka sinulta ovat jääneet huomaamatta.
Hiottu koneen kirjoittama viesti voi kuitenkin tuntua väistelevältä silloin, kun oikeasti tarvitaan läsnäoloa, harkintaa ja aitoa reaktiota. Jos luottamus riippuu siitä, että vastaanottaja uskoo sinun kuunnelleen ja valinneen sanat itse, älä ulkoista koko vuorovaikutusta.
4. Taidon säilyttäminen
Ulkoistaminen muuttaa myös sitä, joka ulkoistaa.
Jos tekoäly hoitaa taidon aina puolestasi, tilaisuudet harjoitella sitä vähenevät. Se voi olla täysin hyväksyttävää tehtävässä, josta haluat tietoisesti luopua. Riskialtista se on sellaisen taidon kohdalla, jota tarvitset, jotta voisit:
- valvoa mallia;
- toimia silloin, kun työkalu ei ole käytettävissä;
- huomata poikkeuksellisen tapauksen;
- opettaa asian jollekulle toiselle;
- tai edetä omassa työssäsi.
Tarkistamisen paradoksi on yksinkertainen: mitä vähemmän harjoittelet taitoa, sitä huonommin pystyt tarkistamaan sillä alueella tuotettua työtä.
Valitse, mitkä taidot haluat pitää itselläsi. Käytä niissä tekoälyä vasta oman yrityksen jälkeen, palautteeseen tai vertailuun – et automaattisesti ensimmäisenä askeleena.
Viiden kysymyksen ulkoistustesti
Ennen tehtävän luovuttamista vastaa:
- Mikä on pahin uskottava seuraus huonosta tuotoksesta?
- Kuka on vastuussa lopullisesta toimenpiteestä?
- Pystyykö tuo henkilö itsenäisesti varmistamaan tärkeät osat?
- Heikentäisikö täysi ulkoistaminen luottamusta johonkuhun asianosaiseen?
- Onko tämä taito, jota tiimin on yhä ylläpidettävä?
Valitse sitten yksi neljästä toimintatavasta.
| Toimintatapa | Tekoälyn rooli | Ihmisen rooli |
|---|---|---|
| Automatisointi | Hoitaa peruutettavissa olevan, vähäisten seurausten tehtävän | Tekee pistokokeita ja seuraa toimintaa |
| Avustaminen | Valmistelee luonnoksen, vertailun tai vaihtoehdot | Varmistaa ja päättää |
| Haastaminen | Kritisoi ihmisen tuottamaa vastausta | Harkitsee uudelleen ja kantaa vastuun |
| Ihmisellä pitäminen | Pysyy ratkaisevan vaiheen ulkopuolella | Tekee itse ja dokumentoi |
Tästä syntyy hyödyllisempi toimintaohje kuin ”työntekijät saavat käyttää tekoälyä” tai ”tekoäly ei saa tehdä päätöksiä”. Se kertoo, missä kohtaa tehtävää raja kulkee.
Esimerkkejä järkevästä jaosta
Asiakasvalitus
Tekoäly saa:
- ryhmitellä esiin nousseet asiat;
- etsiä asiaankuuluvat kohdat toimintaohjeista;
- tai luonnostella kolme erilaista vastausrakennetta.
Ihmisen pitäisi:
- selvittää, mitä oikeasti tapahtui;
- päättää mahdollisesta hyvityksestä;
- sovittaa sävyn asiakassuhteeseen;
- ja hyväksyä vastauksen.
Rekrytointi
Tekoäly saa:
- muuttaa hyväksytyn tehtävänkuvauksen jäsennellyksi haastattelusuunnitelmaksi;
- poistaa päällekkäiset kysymykset;
- tai siistiä haastattelijan muistiinpanojen muotoilun.
Ihmisen pitäisi:
- päättää, millä näytöllä on merkitystä;
- selvittää ristiriitaiset tiedot;
- tehdä päätöksen ja perustella sen;
- ja tarkistaa, kohteleeko prosessi hakijoita reilusti.
Teknisen taidon oppiminen
Tekoäly saa:
- laatia harjoituskysymyksiä;
- tarkastaa ratkaisuyrityksesi;
- tai selittää virheen toisin sanoin.
Oppijan pitäisi:
- yrittää mieleenpalautusta tai ongelmanratkaisua ennen kuin näkee vastauksen;
- tuottaa ratkaisun uudelleen ilman apua;
- ja koetella taitoa uudella tapauksella.
Tärkeä liiketoimintasuositus
Tekoäly saa:
- jäsentää käytettävissä olevat todisteet;
- nostaa esiin piilossa olevat oletukset;
- tuottaa vaihtoehtoja;
- tai esittää tarkoituksella vastakkaisen näkemyksen.
Päätöksestä vastaavan pitäisi:
- varmistaa lähdetiedot;
- selvittää olennaiset epävarmuudet;
- punnita vaihtoehtojen hyödyt ja haitat;
- ja kirjata, miksi lopullinen valinta tehtiin.
Kirjoita oma rajanvedon työkortti
Tee taulukko, jossa on yksi rivi kutakin toistuvaa käyttötapaa kohti:
| Tehtävä | Seuraus, jos menee väärin | Vastuuhenkilö | Varmistustapa | Ihmissuhderiski | Säilytettävä taito | Toimintatapa |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Viikoittainen tilannekatsaus | Pieni | Projektivastaava | Vertaa lähdemuistiinpanoihin | Pieni | Ei | Automatisointi |
| Tarjousta koskeva suositus | Keskisuuri | Asiakasvastaava | Tarkista näyttö ja oletukset | Keskisuuri | Kyllä | Avustaminen |
| Vaikea palaute työsuorituksesta | Suuri | Esihenkilö | Suora keskustelu ja HR-prosessi | Suuri | Kyllä | Ihmisellä pitäminen |
Älä täytä taulukkoa pelkän muistin varassa. Kysy niiltä, jotka tekevät työn, tarkistavat sen ja ottavat sen vastaan. He näkevät usein seurauksia ja ihmissuhdekustannuksia, jotka prosessista vastaavalta jäävät huomaamatta.
Käy työkortti uudelleen läpi, kun
- sattuu merkittävä virhe;
- työkalu tai työnkulku muuttuu;
- käyttöön tulee uusi tietolähde;
- tuloksen varmistaja vaihtuu;
- tai on merkkejä siitä, että tarvittava taito on rapautumassa.
Käytä tekoälyä rajan tarkasteluun
Tekoäly voi auttaa koettelemaan toimintaohjetta valitsematta sitä puolestasi:
Toimi prosessiriskien tarkastajana.
Erottele alla olevasta tehtävästä:
- tiedon kerääminen,
- muuntaminen,
- vaihtoehtojen tuottaminen,
- päätös,
- viestintä,
- ja vastuu.
Tunnista jokaisesta vaiheesta:
- uskottava epäonnistumistapa,
- kuka voisi havaita sen,
- millaista näyttöä hän tarvitsisi,
- onko toimenpide peruutettavissa,
- ja mikä ihmisen taito voisi rapautua toistuvan ulkoistamisen myötä.
Älä päätä puolestani, mikä riski on hyväksyttävä.
Kysy puuttuvat taustatiedot ennen kuin teet oletuksia.
[kuvaile tehtävä]
Kohtele vastausta keskustelun tarkistuslistana, älä hyväksyntänä.
Käytännön raja
Pidä tehtävä lähempänä ihmistä, kun:
- virheen seuraus on vakava;
- päätös vaikuttaa toisen ihmisen mahdollisuuksiin tai oikeuksiin;
- tarkastaja ei pysty itsenäisesti varmistamaan tuotosta;
- luottamus perustuu siihen, että joku aidosti paneutui asiaan;
- tai tehtävä ylläpitää taitoa, jota tarvitaan myöhemmässä harkinnassa.
Käytä tekoälyä vapaammin, kun:
- tehtävä on peruutettavissa;
- oikeellisuus on helppo varmistaa;
- malli valmistelee eikä päätä;
- arkaluonteisia taustatietoja ei paljastu;
- ja nimetty ihminen vastaa yhä tuloksesta.
Tavoite ei ole säilyttää jokaista manuaalista työvaihetta. Tavoite on pitää vastuu, ihmissuhteet ja olennainen osaaminen ihmisten käsissä ja käyttää automaatiota siellä, missä se aidosti auttaa.
Laajemmassa kuuden ulottuvuuden elämän ja työn auditoinnissa käsitellään ihmissuhteita ja seurauksiltaan merkittävien päätösten harkintaa sekä annetaan esimerkkejä siitä, mikä kannattaa pitää itsellä, missä tekoäly voi avustaa, minkä voi ulkoistaa ja mitä ei pidä ulkoistaa koskaan. Katso delegoinnin auditointi: minkä pitäisi pysyä sinun vastuullasi.
