Laatikollinen valokuvia, kasettitallenteita tai skannattuja asiakirjoja on arkiston raaka-ainetta, ei vielä kuvailtu arkisto. Tekoälytyökalut voivat luonnostella litterointeja, kuvatekstejä ja päivämääräarvioita, mutta nopeus ja tarkkuus vaihtelevat aineiston ja työkalun mukaan. Työnkulun on pidettävä koneen tuotos erillään vahvistetuista historiallisista väitteistä.
Seuraava menetelmä on yksi mahdollinen tapa toimia. Hyväksytty työkalu luonnostelee litteroinnin tai aineiston järjestämiseen tarvittavia metatietoja, ja ihminen kirjaa suostumuksen, lähdehistorian ja luottamustason. Rakenne voi tehdä vahvistamattoman päivämäärän näkyväksi, mutta se ei estä ihmistä tai toista järjestelmää poistamasta varausta myöhemmin.
Kolme asiaa, jotka jokainen arkistokohde tarvitsee
Kirjaa jokaisesta arkistoon lisättävästä valokuvasta, tallenteesta, kirjeestä tai asiakirjasta kolme asiaa erikseen. Niiden sekoittaminen johtaa helposti siihen, että dokumentoitu historia muuttuu itsevarmasti kerrotuksi perimätiedoksi:
- Suostumus: ketkä kohteessa esiintyvät, onko jokainen tunnistettava elossa oleva henkilö suostunut sisällyttämiseen ja millä ehdoilla, esimerkiksi vain yksityiseen perhearkistoon vai myös laajempaan jakamiseen?
- Lähdehistoria: mistä kohde on peräisin, kenen kokoelmaan se kuului, milloin se suunnilleen hankittiin tai luotiin ja kuka on sitä koskevien tietojen lähde?
- Luottamustaso: onko jokainen kohdetta koskeva väite, kuten päivämäärä, nimi, paikka tai tapahtuma, vahvistettu luotettavasta lähteestä vai onko se arvio? Jos se on arvio, miten siihen päädyttiin?
Vaihe 1: Litteroi ja kuvaile sekä merkitse luottamustaso heti
Kun käytät mallia äänitallenteen litterointiin tai valokuvan kuvauksen luonnosteluun, pyydä sitä erottamaan suoraan luettu tai kuultu sisältö päätelmistä.
Litteroi tämä tallenne [liitä äänite tai ääni- tai
litterointityökalun raakatuotos]. Jos ääni on epäselvä, merkitse kohta
[unclear] sen sijaan, että arvaisit sanat. Älä täytä aukkoja
uskottavan kuuloisella tekstillä. Epätäydellinen mutta tarkka
litterointi on hyödyllisempi kuin täydellinen mutta osittain keksitty.
Tässä on kuvaus valokuvassa näkyvistä asioista: [kuvaile itse näkemäsi
tai liitä kuvailutyökalun tuotos]. Auta laatimaan kuvateksti käyttäen
vain annettuja tietoja. Luettele erikseen ulkoista vahvistusta vaativat
asiat, kuten vaatetukseen perustuva päivämääräarvio sekä arvaus paikasta
tai nimestä. Merkitse ne selvästi muodossa ”arvio, vahvistettava”, älä
esitä niitä tosiasioina.
Vanhan valokuvan ihmisiä, paikkoja tai päivämääriä tunnistamaan pyydetty malli voi esittää uskottavan arvauksen ilman näkyvää merkkiä epävarmuudesta. Tämä koskee erityisesti vaatetukseen perustuvia päivämääräarvioita ja yleisluonteisen näköisiä paikkoja. Älä koskaan kirjaa mallin arvausta vahvistetuksi tosiasiaksi. Kirjaa elossa olevan sukulaisen muisto nimetyn ja päivätyn lausunnon sekä sen perusteen kanssa. Se on lähdetieto, ei yksinään riippumaton vahvistus. Nosta väitteen luottamustasoa vain ennalta määritellyn näyttösäännön perusteella, esimerkiksi päivätyn alkuperäislähteen tai toisistaan riippumattomien lähteiden vahvistaessa asian. Säilytä ristiriitaiset kertomukset sen sijaan, että pakottaisit ne yhtenäiseksi tarinaksi.
Kasvojen ja äänen käsittely aiheuttaa kuvatekstejä suuremman lisäriskin. Kasvojen automaattinen tunnistaminen valokuvasovelluksessa, tallenteen lataaminen litteroitavaksi tai vanhan äänen ”parantaminen” voi luoda lisäkopioita, joita voidaan käyttää myöhemmin uudelleen. Yhdysvaltain kuluttajansuojaviranomainen FTC varoittaa, että huijari voi kloonata sukulaisen äänen verkkoon julkaistusta äänitteestä (FTC:n kuluttajaohje). Suosi paikallisia työkaluja, kun se on käytännöllistä. Jos käytät pilvipohjaista litterointi- tai konenäköpalvelua, tarkista ensin säilytys- ja koulutusasetukset, pidä alkuperäinen aineisto verkon ulkopuolella äläkä luovuta ihmisen ääninäytettä ilman selvää tarvetta ja tietoista suostumusta.
Vaihe 2: Kirjaa suostumus erikseen jokaiselle kohteelle
Kirjaa tunnistettavissa olevan elossa olevan henkilön suostumuksen tila ennen valokuvan, tallenteen tai tarinan lisäämistä jaettuun tai jaettavissa olevaan arkistoon. Älä pyydä suostumusta vain kerran koko hankkeelle, sillä hyväksyttävyys voi vaihdella kohteittain. Henkilö voi hyväksyä yhden lapsuuskuvan mutta haluta jättää tietyn tapahtuman arkistoimatta.
Auta laatimaan lyhyt ja selkokielinen suostumuskysymys sukulaiselle
tietystä valokuva- tai tallennejoukosta, jossa hän esiintyy. Kysy
erikseen, hyväksyykö hän aineiston sisällyttämisen yksityiseen
perhearkistoon ja hyväksyykö hän jonkin osan jakamisen laajemmin,
esimerkiksi suvulle tai julkisesti. Esitä aito, ei-johdatteleva kysymys.
Kirjaa todellinen vastaus jokaiselle kohteelle tai tunnistettavalle kohderyhmälle ja palaa asiaan, jos henkilön kanta muuttuu. Kerran annettu myönteinen vastaus ei ole pysyvä suostumus arkiston kaikkeen tulevaan käyttöön, varsinkaan yleisön tai käyttötarkoituksen muuttuessa. Kun suostumus perutaan, poista kohde tai rajoita sen käyttöä, peitä henkilö jaetuista näkymistä ja kirjaa muutos metatietoihin. Oikeus jäädä arkiston ulkopuolelle toimii käytännössä vain, jos poistamisella on nimetty vastuuhenkilö ja määräpäivä.
Vaihe 3: Lasten tietoja koskee tiukempi lähtökohta
Lapsia koskeville valokuville, tallenteille ja tarinoille tarvitaan aikuisia tiukempi lähtökohta. Oleta käyttöoikeus rajatuksi eli aineisto kuuluu vain yksityiseen perhearkistoon eikä sitä jaeta julkisesti tai laajemmalle piirille, ellei vastuullisella aikuisella ole lainmukaista ja lapsen edun huomioivaa perustetta jakamiseen. Älä lataa tunnistettavaa lapsia koskevaa aineistoa tekoälypalveluun, jonka säilytys- ja koulutuskäytäntöjä et ole tarkistanut. Selvitä lapsen oma näkemys hänen ikänsä mukaisella tavalla ja arvioi aiemmat päätökset uudelleen hänen varttuessaan. UNICEFin ajantasainen ohjeistus tekoälystä ja lapsista asettaa etusijalle turvallisuuden, yksityisyyden, läpinäkyvyyden, vastuun ja lapsen edun. Tutustu artikkeliin mitä ChatGPT muistaa, näkee ja jakaa, ennen kuin lataat lasta koskevaa aineistoa yleiskäyttöiseen työkaluun.
Huoltajuutta, suostumusta, kuvaoikeuksia, tietosuojaa ja lapsen kehittyviä valmiuksia koskevat säännöt vaihtelevat lainkäyttöalueen ja tilanteen mukaan. Pyydä paikallista asiantuntija-arviota ennen julkisen, institutionaalisen, koulun tai hoivan yhteydessä käytettävän taikka riitaisaan perhetilanteeseen liittyvän lapsia koskevan arkiston luomista.
Vaihe 4: Laadi metatietorakenne
Yhdistä litterointi, suostumus ja lähdehistoria yhteen jäsenneltyyn tietueeseen kutakin kohdetta varten. Älä jätä tietoja hajalleen kuvateksteihin, ihmisten muistiin ja erillisiin suostumuskeskusteluihin.
Auta suunnittelemaan perhearkiston metatietotaulukko, jossa on nämä
sarakkeet: Item ID, Type (photo/recording/document), Date (confirmed or
estimate — merkitse selvästi kumpi), Source (kenen kokoelma ja kuka antoi
tiedon), People identified (luottamustaso: confirmed/estimate/unknown),
Consent status (jokaiselle tunnistettavalle elossa olevalle henkilölle)
ja Notes. Käytä antamiani kenttiä. Älä lisää uusia metatietoluokkia
kysymättä.
Malli voi laatia taulukon rakenteen ja auttaa täyttämään kenttiä jo hallussasi olevilla tiedoilla. Se ei saa keksiä varsinaisia historiallisia väitteitä, kuten nimiä, päivämääriä tai tapahtumia. Niiden on perustuttava perheen lähteisiin ja oltava joko vahvistettuja tai selvästi vahvistamattomiksi merkittyjä.
Älä anna restauroinnin tai värittämisen muuttua huomaamatta keksimiseksi
Tekoälyä käyttävät valokuvien restaurointi- ja värittämistyökalut voivat tehdä vaurioista vähemmän häiritseviä, mutta ne voivat myös lisätä yksityiskohtia, joita ei ollut koskaan olemassa. Ne voivat keksiä vaatteeseen kuvion, arvata silmien värin tai muuttaa kasvonpiirrettä. Säilytä alkuperäinen skannaus jokaisen muokatun version rinnalla ja merkitse muokattu versio selvästi tekoälyllä käsitellyksi, ei alkuperäistä tarkemmaksi. Myös Yhdysvaltain kansallisarkisto suosittelee digitaalisen pääkopion ja varmuuskopioiden säilyttämistä. Sovita tiedostomuodot, tallennus ja säilytys omaan arkistoosi. Samaa lähdehistoriaa koskevaa kurinalaisuutta käsitellään artikkelissa alkuperä ja vesileimaus.
Tarkistus ja varamenettely
Määrittele arkiston käyttöön ja perheen käytettävissä olevaan aikaan sopiva tarkistusrytmi. Palaa merkintään ”arvio, vahvistettava”, kun saat uutta näyttöä tai ennen julkaisemista. Säilytä arviomerkintä, ellei nimetty lähde tue luottamustason nostamista.
Eskalointisääntö
Jos perheessä syntyy erimielisyys siitä, mitä arkistoon sisällytetään, kenellä on siihen pääsy tai pitääkö tietty tarina paikkansa, kyse on perheen päätöksestä eikä metatieto-ongelmasta. Rakenteessa voi käyttää luottamustilaa ”kiistanalainen”, mutta se ei ratkaise riitaa. Jos edesmenneen sukulaisen tarinasta on erilaisia muistikuvia, kirjaa eri versiot lähteineen sen sijaan, että valitsisit yhden viralliseksi kertomukseksi.
Aloita yhdestä rajatusta kokonaisuudesta, johon on suostumus
Valitse aluksi yksi kenkälaatikko, kansio tai tallenne. Laadi metatietotaulukko perhearkiston metatietorakenteen avulla, hanki suostumus tunnistettavissa olevilta elossa olevilta henkilöiltä ja merkitse kaikki arvaukseen perustuvat päivämäärät ja nimet selvästi arvioiksi, kunnes joku vahvistaa ne.
