Datenhygiene-Checkliste für KI am Arbeitsplatz

Verwenden Sie diese Checkliste, bevor Sie Arbeitsinhalte an ein KI-Werkzeug übermitteln, auch durch Uploads, Repository-Indexierung oder verbundene Apps. Befolgen Sie die Richtlinie Ihres Unternehmens. Die Checkliste dokumentiert eine Entscheidung; sie erteilt keine Freigabe und belegt keine rechtliche Regelkonformität.

1. Werkzeug identifizieren

• Konkretes Produkt, Konto oder Mandant und Konfiguration:
• Aufgabe und Datenklasse:
• Deckt die Freigabe genau diese Daten und diese Aufgabe ab? Ja / Nein / Unbekannt
• Verweis auf die Freigabe und verantwortliche Person (keine vertraulichen Details):
• Empfänger, Konnektoren, Aufbewahrungs- und Zugriffsregeln geprüft? Ja / Nein / Unbekannt
• Trainingsbedingungen und etwaige Feedback-Ausnahmen geprüft? Ja / Nein / Unbekannt

Lautet die Antwort zur Freigabe Nein oder Unbekannt, übermitteln Sie keine Arbeitsinhalte und fragen Sie das zuständige Team. Sind relevante Regeln zum Umgang mit den Daten unbekannt, halten Sie ebenfalls inne und klären Sie diese. Ein kostenpflichtiger Tarif, die Bezeichnung „Enterprise“, deaktiviertes Training oder ein temporärer Modus belegen keine Freigabe für die Daten. Verwenden Sie kein persönliches Konto für Kundendaten, Quellcode Ihres Arbeitgebers oder vertrauliche Dokumente.

2. Daten klassifizieren

Öffentlich

Beispiele: Texte von öffentlichen Webseiten, öffentliche Dokumente, veröffentlichte Stellenanzeigen.

Regel: Ein autorisiertes Werkzeug verwenden; Rechte, Nutzungsbedingungen und die Richtlinie für die Aufgabe prüfen.

Intern

Beispiele: Prozessnotizen, Beispiele ohne direkte Identifikatoren, allgemeine Vorlagen.

Regel: Den für die Daten und die Aufgabe freigegebenen Workflow verwenden; Eingaben minimieren.

Vertraulich

Beispiele: Kundendaten, Quellcode, Verträge, Finanzzahlen, Strategie.

Regel: Ausschließlich einen für genau diese Daten und diesen Bedarf freigegebenen Workflow verwenden; andernfalls nichts übermitteln.

Eingeschränkt

Beispiele: Interne Untersuchungen im Personalbereich, anwaltlich geschützte Informationen, Gesundheitsdaten, regulierte Daten.

Regel: Innehalten, bis die zuständige Rechts-, Datenschutz- oder Sicherheitsstelle bestätigt hat, ob die Verarbeitung zulässig ist.

Diese Kategorien dienen als Ausgangspunkt, nicht als allgemeingültige rechtliche Einordnung. Die Richtlinie Ihres Unternehmens kann strenger sein. Stufen Sie Daten nicht allein deshalb niedriger ein, weil Namen ersetzt wurden.

3. Entfernen, was das Modell nicht benötigt

• Verwenden Sie zum Üben vorzugsweise fiktive Daten. Ersetzen Sie echte Namen nur dann durch Platzhalter, wenn die freigegebene Aufgabe dies zulässt.
• Entfernen Sie E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Anschriften, IDs und Kontonummern.
• Verwenden Sie Wertebereiche nur, wenn sie die Aussage für die Aufgabe erhalten. Ändern Sie Zahlen, die für die Analyse benötigt werden, nicht stillschweigend.
• Entfernen Sie Zugangsdaten, Tokens, URLs mit Geheimnissen und interne Hostnamen.
• Entfernen Sie Kommentare oder Metadaten aus hochgeladenen Dateien, sofern sie nicht benötigt werden.

Das Entfernen direkter Identifikatoren macht Daten nicht zwangsläufig anonym. Kombinationen von Angaben können eine Person identifizierbar machen; siehe die Erläuterung zu personenbezogenen Daten der Europäischen Kommission. Prüfen Sie die vorbereitete Kopie vor dem Versenden auf verbliebene Daten. Bewahren Sie Originale nach den geltenden Regeln zur Aufbewahrung und zum Umgang mit Vorfällen auf.

4. Umfang der Prüfung festlegen

• Nur Entwurf: vor der Verwendung von einem Menschen überarbeiten lassen.
• Interne Nutzung: Tatsachenbehauptungen von einem Menschen prüfen lassen.
• Kundenkommunikation: jedes Wort von einem Menschen prüfen lassen, sofern der Workflow nicht für die Automatisierung freigegeben ist.
• Recht, Personalwesen, Finanzen, Medizin oder regulierter Bereich: fachkundige Prüfung erforderlich.

5. Entscheidung für wiederkehrende Arbeit dokumentieren

• Anwendungsfall:
• Freigegebene Datenkategorie:
• Freigegebenes Werkzeug:
• Verantwortliche Person:
• Prüfregel:
• Termin für die erneute Prüfung:

Halten Sie nur die unbedingt erforderlichen Angaben zur Entscheidung fest. Kopieren Sie keine sensiblen Prompts, Kundendetails, Zugangsdaten oder Quelldokumente in diese Aufzeichnung.